Workflow Management in Reha-Einrichtungen

Workflow Management in Reha-Einrichtungen

Ausgangslage

Workflow-Management soll die Wirtschaftlichkeit der Wiedereingliederung von behinderten Menschen in den Arbeitsprozess – trotz stetig steigender gesetzlicher Hürden – sicherstellen.

Die Stiftung Pfennigparade umfasst 15 Tochtergesellschaften und gehört zu den führenden Sozialunternehmen für die aktive Rehabilitierung von Menschen mit Behinderungen. In den Einrichtungen und Niederlassungen der Stiftung leben, lernen und arbeiten heute mehr als 2.500 Menschen.

Zur Entlastung der Mitarbeiter wurde eine umfassende Software-Lösung zur Abbildung der Prozesse gesucht.

Customer Relationship Management

Die Wiedereingliederung von behinderten Menschen in den Arbeitsprozess erfordert die Pflege von engen Kundenbeziehungen, die oft je nach Kunden individuelle Prozesse in Vertragsverhandlungen erfordern.

Ein wichtiger Ausschnitt des Gesamtprozesses war deshalb die Abbildung eines digital gestützten CRM- und Stakeholder-Prozesses im Workflow-Management.

Vertragsmanagement

Vor dem konkreten Einsatz von behinderten Menschen in der Wiedereingliederung müssen oft umfassende Formalien und Berichte erstellt werden.

Im Vertragsmanagement müssen Rahmenverträgen mit Arbeitgebern ebenso wie Arbeitsverträgen mit den vorgesehenen behinderten Menschen gemanaged werden können.

Die meist umfassenden Prozesse im Vertragsmanagement sollten deshalb ebenfalls im Workflow-Management abgebildet werden.

Auftragsmanagement

Im Auftragsmanagement müssen schließlich Auftraggeber, Betreuer, Arbeitnehmer und konkrete Arbeitseinsätze koordiniert, abgestimmt, durchgeführt und überwacht werden.

Die genaue Verfolgung und Dokumentation von Fristen und Bedingungen ist digital ein großer Schritt nach Vorne.

HR-Management

Arbeitsbedingungen, Leistungszeiten und Arbeitsergebnisse müssen eng überwacht werden. Der Prozess erfolgt durch Abstimmung der Betreuer mit den Auftraggebern.

Die korrekte Ermittlung der Entlohnung erfolgt mit Hilfe der durch uns in SharePoint angebildeten Tarif-Algorithmen.

Agile Umsetzung

Die Prozess-Analyse und der Lösungsentwurf wurde in Design Thinking Workshops und Prototyping-Workshops über Use Cases erarbeitet, die im Backlog dann in technische Anforderungen übersetzt wurden.

Bei komplexen Algorithmen und Workflows haben wir dann mit Fachexperten des Kunden detaillierte Spezifikationen erarbeitet.

Beispiele waren komplexe Berechtigungs- und Gehalts-Berechnungsverfahren, die alle gesetzlichen Randbedingungen erfüllen müssen.

Workflow Management Assistent

Zur flexiblen Workflow-Modellierung ohne Programmierung  haben wir einen digitalen Assistenten entwickelt. Dieser erlaubt es Fachexperten, Abläufe auf einer Meta-Ebene zu beschreiben und zu konfigurieren.

Nachdem die grundlegende Anwendung einsatzfähig war, haben wir einzelne Module einem Re-Factoring unterzogen, um nicht funktionale Anforderungen und Wartbarkeit dauerhaft sicherzustellen.

Im Gegensatz zu einem Workflow-Tool wie Nintex erfolgt Modellierung der Prozesse durch fachliche Beschreibung aus Prozess-Bibliotheken der Organisation.

Custom Solution

Nach initialen Untersuchungen zur Anpassung von Dynamics CRM wurde die Software dann stattdessen mit SharePoint 2010 und dem BPA Solutionbuilder (heute: BPA App Builder) entwickelt. Technisch komplexere Module haben wir mit .NET-Technologie als Custom Solutions umgesetzt.

Mit BPA Solutionbuilder lassen sich Prototypen leicht und schnell konfigurieren.  Für Fachanwender ist es leicht, einen visuellen Prototypen zu kritisieren und so iterative Verbesserungen einzubringen.

Am Ende des Projektes sollte die Lösung nach SharePoint 2013 migriert werden.

Der Nutzen

Die laufend steigende Komplexität der gesetzlichen Vorschriften und Nachweispflichten hatte die Abläufe bis zur Unwirtschaftlichkeit verzerrt.

Die Softwarelösung kann die Komplexität im Hintergrund lösen. Mitarbeiter konzentrieren sich auf Ihre Arbeitsvermittlungs- und Betreuungsaufgabe.

Mitarbeiter können fachliche Veränderungen in den Abläufen über einen Software-Assistenten konfigurieren, ohne dass ein Programmierer eingreifen muss.