Software Asset Management in der Energie-Wirtschaft

Software Asset Management in der Energie-Wirtschaft

Die Herausforderung

Software Asset Management (SAMT) war die Überschrift zu dem wie folgt beschriebenen Projekt:

Bei uns beginnt SW-Asset mit einer Bestellung im internen SW-Online-Shop und endet mit dem automatischen Deployment und der SW-Pflege auf dem Endgerät des Benutzers.

Dazwischen passiert ziemlich viel – in ziemlich vielen verschiedenen Systemen.

Alle bisherigen Anläufe sind an der schnellen Veränderung unserer Unternehmens- und Prozess-Landschaft gescheitert.

Dieter Bürgel, Abteilungsleiter Software & Services RWE AG

Software Asset Management

Im Software Asset Management geht es um korrekte Buchführung und Kostenoptimierung.

Mit jeder Bestellung im Intranet Bestellsystem werden schließlich Entscheidungen über Software-Beschaffung und optimale Lizenzierung getroffen.

Damit Lizenzen in den richtigen Mengen korrekt zugeordnet, entzogen, beschafft und aktualisiert werden können, müssen viele Systeme koordiniert werden.

BPA App Builder und SharePoint

Mit Anforderungen für Collaboration, Workflows und Integration mit vielen Systemen haben wir uns für den Einsatz von SharePoint entschieden.

Das Intranet Bestellsystem für Software Assets sollte mit dem BPA App Builder und Custom Entwicklung umgesetzt werden. Microsoft Power Platform gab es zu diesem Zeitpunkt noch nicht.

BPA App Builder liefert alle Mechanismen für 360° xRM Anwendungen auf SharePoint.

Im Hintergrund steuern Workflows und Logic Apps gekapselte System-Schnittstellen. Dadurch stellen wir Durchgängigkeit zwischen den Systemen, Prozessen und Fachbereichen (Enduser, Software-Asset-Management, Einkauf, Shop-Betreiber usw.) sicher.

Die Anbindung an SAP, an den internen Online-Shop, Konfigurations-Management-Systeme, Software-Paketiersysteme und verschiedene Datenbanken wurde für die Endbenutzer völlig transparent gelöst.

Aus IT–Sicht wird neben der Harmonisierung und Entschlackung der bisherigen IT-Systeme vor allen Dingen auch das Änderungs- und Release-Management wesentlich vereinfacht.

Intranet Bestellsystem für Software Asset Management

Aufgrund des Zeitdrucks und der zum Teil unscharfen Anforderungs-Definitionen haben wir uns für eine agile, iterative und Prototypen-getriebene Umsetzung nach dem SAFe-Modell entschieden.

Im agilen Verfahren haben wir in Design Thinking Workshops die Anforderungen an ein Intranet Bestellsystem für Software Asset Management ermittelt.

Parallel haben wir mit BPA App Builder Live-Prototypen erstellt, die es den Anwendern ermöglichen, Ihre Anforderungen direkt live am System zu testen und in im Ergebnis zu validieren.

Dieses Vorgehen hat sich insbesondere in frühen Projektphasen mit unreifen oder schwer beschreibbaren Anforderungen mit vielen Varianten bewährt. Anwender sind in aller Regel kaum in der Lage, ihre fachlichen Anforderungen für eine IT-Umsetzung geeignet detailliert zu beschreiben.

Sind die Anforderungen geklärt, die werden Prototypen konsolidiert und für eine erste Pilot-Einführung verwendet.

Nach erfolgtem Piloten wird das Verfahren bis zur Produktivsetzung fortgesetzt.

Der Nutzen

Endbenutzer erleben heute EINE SharePoint Anwendung, die für alle Software Asset Management Prozesse das gleiche Bedienkonzept aufweist.

In jedem Kontext steht ein 360° Rundum-Blick zur Verfügung, der die Navigation in den Daten und Prozessen völlig intuitiv ermöglicht.

Neben der enormen Arbeitsentlastung steht nun eine wesentlich verbesserte Auskunftsfähigkeit mit kurzen Antwortzeiten gegenüber Mitarbeitern, Management und Controlling zur Verfügung.

Die wahre Power liegt aber in der neuen Möglichkeit, nun auch sukzessive alle umliegenden Support-Prozesse mit den Prozessen im Software Asset Management zu koppeln und alles Daten geschickt in Beziehung zu setzen.

Das hat schon in der Designphase der Anwendung dazu geführt, dass massive Einsparpotentiale bei den Lizenzen identifiziert werden konnten.

Fazit

„Mit SharePoint, BPA App Builder und EFEXCON konnten wir eine Herausforderung lösen, bei der bisher alle Ansätze versagt hatten“

Dieter Bürgel, Abteilungsleiter Software & Services

Die Lösung ist nun in 4. Generation im Einsatz und wurde konsequent weiterentwickelt.

In der Zwischenzeit wurden mehrere umliegende Systeme abgelöst und auf die SAMT Plattform migriert. Auch die noch bestehende Prozess-Landschaft mit angrenzenden Schnittstellen wird sukzessive migriert werden.

Die Entscheidung für SharePoint und BPA App Builder war auch im Rückblick eine sehr gute Architektur-Entscheidung, die sich als extrem flexibel und sehr effizient bewiesen hat.