SharePoint Intranet in der Automobil-Industrie

SharePoint Intranet in der Automobil-Industrie

Ausgangslage

SharePoint war schon die technische Plattform des bestehenden Intranets, als wir um Hilfe gebeten wurden, um die Zusammenführung von mehreren bestehenden Intranets zu untersuchen. Eine einfache SharePoint Migration war nicht genug.

Die Intranets dienen jeweils dazu, Content-Services an Dritte anzubieten.

UI-Design

Neben fachlichem Nutzen sollte in dieser Version nun auch die Design-Sprache im SharePoint Intranet an die CI/CD des Auftraggebers durch entsprechendes UI-Design angepasst werden.

Für das visuelle Design haben wir deshalb in Zusammenarbeit mit einem Design-Partner im Rahmen von Design-Thinking Workshops Entwürfe entwickelt, die mit den User-Experience Guidelines abgestimmt waren.

UX-Design

Unsere UX-Experten haben in der IST-Analyse die bestehenden Informationen, Prozesse und Daten analysiert. Das Ergebnis der Untersuchung zeigte eine ernüchternde Akzeptanz der Zielgruppen für die bestehenden Intranets.

Im UX-Design wurden deshalb Use-Cases je Persona definiert und im Redesign berücksichtigt.

Taxonomien in der Navigation

Die bisherigen Sites waren auf die Bedürfnisse der eigenen Teams ausgerichtet. In der neuen Site wurden zunächst mit Hilfe unserer UX-Experten die Content-Bedürfnisse der Zielgruppen ermittelt.

Um die unterschiedlichen Bedürfnisse optimal abzubilden wurden in SharePoint jeweils eigene Sites je Zielgruppe erstellt.

Content wurde dabei durch Taxonomien klassifiziert, um die einfache Bereitstellung von Content über Workflows zu unterstützen.

Dadurch wurde nicht nur die Navigation umfassend vereinfacht. Zusätzlich wurden durch Workflows bisher zeitraubende Schritte automatisiert werden.

Content-Design

Die Bereinigung des Contents und der angebotenen Services führt am Ende dazu, dass weniger Content erzeugt werden muss. Dieser wird jetzt jedoch entsprechend den adressierten Zielgruppen auf verschiedenen Detaillierungs-Stufen erstellt.

Jede Zielgruppe hat nun eine Einstiegs-Seite mit Zielgruppen-spezifischem Content und einfacher Navigation.

Auf innovative Vorschläge zum Einsatz von Benutzerumfragen, Gamification und Content Marketing im Intranet wurde verzichtet.

Service Redesign

Neben dem UX- und UI-Design haben wir auch das Re-Design der Services beraten. Durch automatisiert zugewiesene Taxonomien wird die Dokumentenablage und -suche unterstützt.

Lokale Prozess-Manager werden nun aktiv über Änderungen an Ticket-Status oder abonnierten Themen informiert.

Das Benutzer-Erlebnis für die Fachbereiche ist nach dem Vorbild von Dienstleister-Portalen gestaltet.  Relevante Leistungsangebote und Services wie Downloads, Blog-Artikel oder Service-Request-Formulare stehen nun ohne Umwege zur Verfügung.

Projektmanagement

Die Koordination der SharePoint Intranet Teilprojekte haben wir wie immer mit Teamwork Projects gemacht.

Als Teamwork Partner nutzen wir die Plattform selbst intensiv und nahtlos mit unserer Dynamics 365 CRM Plattform integriert.  Wir führen Projektmanagement und Teamwork auch als Service auch bei Kunden ein.

Der Nutzen

Mehrere bestehende Intranet-Sites mit geringer Akzeptanz stehen nun in einem einzigen Intranet mit hoher Akzeptanz zur Verfügung.

Das neue Intranet bedient die Zielgruppen:

  • Fachbereiche im gesamten Unternehmen
  • Lokale Prozessmanager
  • eigene Teams

Das SharePoint Intranet meistert eine reibungslose und saubere Benutzererfahrung durch eine durchgängige Transportlogistik für Inhalte.

Wir haben die Gelegenheit genutzt, die digitale Strategie des Fachbereichs zu überarbeiten und das Leistungsangebot für die internen Fachbereiche zu schärfen.