Intranet Bestellsystem in der Forschung

Intranet Bestellsystem in der Forschung

Ausgangslage

In Forschungseinrichtungen gibt es laufenden Bedarf zur internen Beschaffung von Kleinteilen, Kleingeräten und Verbrauchsmaterialen.

Wenn mehrere 100 Wissenschaftlicher Ihre Beschaffung im Self-Service   koordinieren, werden Controlling, Wareneingang und Warenlogistik zu einer teuren Herausforderung.

Monatliche Einkaufsvolumen in 6-7-stelliger Höhe, die komplett am zentralen Einkaufs-Management vorbeigehen, rechtfertigen ein digitales Intranet Bestellsystem.

Die Herausforderung

Nicht planbarer Cashflow, fehlenden Empfänger-Details und ungeklärte Liefertermine machen den Wareneingang zur unlösbaren Aufgabe.

Die Optimierung und digitale Transformation für Interne Beschaffung war die Zielsetzung des Projekts.

Design-Thinking Ergebnisse

In wenigen Workshops konnten wir mit der Design-Thinking Methode das gemeinsame Verständnis der Aufgabenstellung sowie einen Pool an Lösungsideen erzeugen.

Intranet-Bestellsystem

Als Favorit der Ideen hatte sich die Umsetzung eines Intranet-Bestellsystems etabliert, das

  • eine Standardisierung der beschafften Artikel
  • eine Harmonisierung der Lieferanten
  • interne Bestell-Konsolidierung und
  • die Preis-Optimierung

ermöglicht.

Procurement nach „Amazon“-Vorbild

Das Bestellsystem sollte analog zu einem „Amazon-Store“ umgesetzt werden. Benutzer sollten per Single-Sign angemeldet werden. Bestellungen sollten automatisch die im Active Directory gepflegten Empfängerdaten zu jeder Bestellung zuordnen.

Interne Bestellungen für gleiche Artikel sollten dann vom System

  • in Beschaffungsumfänge für den Einkauf gebündelt und
  • durch Anbindung von Herstellerkatalogen zum optimalen Preise beschafft werden.

Beschaffung per SAP BANF

Aus Bestell-Bündeln des Intranet-Bestellsystem erzeugt der Einkauf per per Freigabe SAP-Banfen, deren Nummern auch den Intranet-Bündeln zugeordnet wird.

Mit Wareneingang in SAP werden Waren in SharePoint automatisch zu den Beschaffungsbündeln und den korrekten Warenempfängern zugeordnet.

Vorgehen

  • Entwurf des Ziel-Prozesses und des Stufenplans zur Prozessveränderung (Transformations-Landkarte).
  • Zuordnung der gewünschten Digitalisierung und Software-Unterstützung
  • Ableitung der Anforderungen an das Zielsystem
  • Überführung in´s  Backlog des IT-Projekts

Zur Integration der Vielzahl der eingebundenen technischen Systemehaben wir eine Integrations-Landkarte entworfen. Die betroffenen System-Eigner wurden in denEntwurfsprozess integriert. Release-Pläne der betroffenen Systeme wurden mit den Entwicklungsplänen abgestimmt.

Die technische Realisierung wurde dann nach SCRUM  abgewickelt, für die übergeordnete Projektsteuerung des Gesamtprojekts nutzen wir einen schlanken Ansatz des SAFe Essential Modells.

Der Nutzen

Mit einem zentral koordinierten, aber dennoch leichtgewichtigen und einfach zu bedienenden Intranet Bestellsystem wurden mehrere Probleme adressiert:

  • Das Beschaffungsvolumen erlaubte bei zentraler Beschaffung umfassende Konditionenvorteile
  • Die erfolgreiche Verteilung der Warenlieferungen sollte nicht mehr dem Zufall überlassen sein
  • Die Zentralisierung der Beschaffung sollte auch in der Standardisierung von Material sowie der Wartung von Geräten dienen

Wie in vielen anderen Fällen schafft auch in diesem Projekt die Verbindung von SAP und SharePoint-Technologie eine starke Lösung, die kostengünstig das beste aus beiden Welten verbindet.