ROLLIERENDE BUDGET-PLANUNG IM PFLEGEHEIM

Januar 30, 2018 / Data Analytics / Greenfield Applications January 16, 2019


Die Herausforderung

Der bisherige Prozess war durch einen langen und sehr aufwändigen Vorbereitungsprozess geprägt. Insbesondere die Verteilung und Konsolidierung von komplexen Excel-Sheets und die zähen Abstimmungs-Schleifen hatten den Budget-Prozess auf eine Planungsrunde pro Jahr reduziert. Einen rollierenden Abgleich mit laufenden Daten gab es nicht.

Wird der Prozess nicht einfach zentral bestimmt, braucht man in der Detailplanung die iterative Abstimmung mit allen aktuellen Kostenstellen-verantwortlichen, um realistische Planungsgrundlagen oder Investitions- oder Einsparziele zu berechnen.

Damit auch während des Jahres auf Veränderungen zu den Planungsgrundlagen reagiert werden kann, sollen die Dashboards sowohl die Simulation von Szenarien als auch die Abspeicherung von kompletten Ständen ermöglichen. Gespeicherte Stände sollen jederzeit mit aktuellen Ständen verglichen werden können.

Der Nutzen

Unsere neue Lösung ermöglicht es uns, Planparameter wie z.B. die Pflegesätze, Umlageschlüssel oder Ertragsziele für das nächste Jahr zentral zu erfassen. Dann kann auf Knopfdruck ein kompletter Budget-Vorschlag auf Basis der hinterlegten Algorithmen erzeugt werden.

Dieser Vorschlag wird dann zur Abstimmung freigegeben, so dass die Kostenstellenverantwortlichen evtl. Abweichungen zum Vorschlag erfassen und begründen können.

Abweichungen können digital abgestimmt werden, die finale Abstimmung der letzten Korrekturen führen wir dennoch in Meetings durch.

Der gesamte Prozess dauert jedoch nun anstelle von 12-14 Wochen nur 1 Woche. Anstatt der unendlich komplexen und fehlerbehafteten Excel-Konsolidierungs-Schleifen haben wir nun Dashboards und Apps, die benutzerspezifische Berechtigungen berücksichtigen.

Darüber hinaus haben wir nun eine permanente Soll-Ist-Kontrolle mit detaillierten Drilldowns in jedes Detail, so dass wir nun ein tagesaktuelles, echtes Steuerungs-Instrument zur Verfügung haben.

Die Technologie

Im Backend nutzen wir die ERP und Finanz-Werkzeuge von Sage, von dort mischen wir die Daten mit weiteren Informationen aus anderen Quellen in einen SQL Server. Die Anwendung und Logik wurde mit Power Apps aus Office 365 und Azure Logik Apps aus der Azure Cloud umgesetzt. Die Visualisierung erfolgt mit Power BI.

Die Herangehensweise

Auf Basis der vergangenen jährlichen Budgetierungsläufe haben wir ein neues rollierendes Konzept entworfen, das eine laufende Überwachung der Soll-Ist Daten mit detaillierten Drill-Downs ermöglicht.

Die bisher manuell in Excelsheets angereicherten Daten, die nicht in Sage zur Verfügung stehen, haben wir in ein versioniertes Stammdatenkonzept überführt, um den natürlichen Änderungen der Organisation gerecht zu werden und dennoch eine Vergleichbarkeit der Budget- und Finanzdaten mehrerer Jahre zu ermöglichen.

Anstelle der Verteilung und Konsolidierung von Excel-Sheets haben wir zentrale Datenpflege mit Berechtigungs-Rollen, die an Organisationsrollen angelehnt sind, in einer Online App umgesetzt. Dadurch entfallen die Verteilung, die Konsolidierung und die Notwendigkeit zur Erstellung individueller Reports und Analysen pro Kostenstellenverantwortlichem. Weiterhin sind nun beliebige Aggregationen und Detaillierungen möglich.

Das Konzept wurde jedoch so entworfen, dass die so entstandene Datenbasis auch in Zukunft die zentrale Datendrehscheibe für weiterführende Prozesse und Workflow-Automatisierung sein wird.

Die rollierende Budget-Planung ist der ideale Anker, um alle Unternehmensprozesse an die Planung und die laufenden Finanzen anzuhängen.

Fazit

Wenn Daten vorhanden sind und diese integriert und angereichert werden, lassen sich mit guten Ideen, Office 365, Ms Azure und Power BI coole interaktive Anwendungen bauen, die echten Mehrwert liefern.

Wer in der Pflege administrativen Aufwand reduzieren und aufwendige manuelle Prozesse automatisiert, der hat mehr Zeit für Pflege und seine Patienten. Und der gewählte Ansatz ist die ideale Basis, um die nächsten Jahre jedes Jahr mehr Zeit für Bewohner und Patienten zu schaffen.