BPA CRM 365 - das All-in-One CRM in Office 365

Januar 30, 2018 / CRM / Dynamics 365 March 25, 2019


Grundlagen

BPA CRM 365 benötigt eine Office 365 Subscription als Basis. Die CRM Anwendung läuft in einer SharePoint Online Site und liefert dort aus der Box eine sofort einsetzbares CRM System, das intuitiv bedienbar ist.

Wer SharePoint Sites aus der Box kennt wird überrascht und beeindruckt sein, was BPA CRM 365 aus SharePoint macht. Jedes Geschäftsobjekt (Accounts, Kontakte, Opportunities etc.) steht zunächst in übersichtlichen Listen mit so genannten ad-hoc Filtern zur Verfügung, die die Auswahl des gewünschten Datensatzes auch bei grösseren Datenmengen einfach und schnell machen.

Navigation

Klickt man auf den gewünschten Datensatz, so gelangt man auf die Detailseite des Datensatzes und findet dort den gesamten Kontext des Geschäftsobjekts. Ein Account hat auf seiner Detailseite z.B. alle Komtakte, Aktivitäten, Opportunities, Dokumente usw. des gewählten Kontaktes.

Innerhalb einer Detailseite kann auf die gleiche Weise zu den Detailseiten der dort ausgewählten Datensätze navigiert werden, so dass man im System mit einem Klick von jeder Information zum gesamten Kontext gelangt.

E-Mail- & Social Integration

Der klassische Outlook Connector für Outlook-Desktop ist weiterhin verfügbar und bietet umfassende Möglichkeiten, um eingehende und ausgehende E-Mails mit dem relevanten Kontext (wie Konto, Kontakt, Projekt, Vertrag usw.) in Verbindung zu bringen. Derzeit ist die E-Mail-Integration jedoch nicht als Add-In für O365 verfügbar (was sich in der Zukunft ändern könnte, da BPA CRM 365 immer noch ein sich schnell entwickelndes Produkt ist). Dasselbe gilt für den Social Connector, der nur in der BPA CRM für SharePoint Enterprise Edition für die automatische Anreicherung von Account und Kontaktdaten sorgt.

Der von BPA CRM für SharePoint bekannte SMTP Connector steht auch in BPA CRM 365 zur Verfügung und bietet vielfältige Möglichkeiten, direkt aus der CRM Umgebung E-Mails direkt aus dem aktuellen Kontext eines Kontakts zu versenden.

Marketing

Der SMTP Connector, der schon im Abschnitt E-Mail & Social Integration erwähnt wurde, bietet unter anderem auch eine Template Engine für Marketing Kampagnen, die Serienbrief-Automatisierung für E-Mail unterstützt und die es leicht macht, Kampagnenteilnehmer auszuwählen und bei Bedarf direkt in Kampagnen und Kampagnen-Verteiler zu speichern. Darüber hinaus wird E-Mail-Tracking von Kampagnen-E-Mails unterstützt.

Im direkten Vergleich mit Hubspot kann BPA CRM 365 im Outbound Marketing bei weitem nicht mithalten, Inbound Marketing ist generell nicht verfügbar. Im Vergleich mit Dynamics CRM 365 sind die Möglichkeiten im Outbound Marketing jedoch vergleichbar, Inbound Marketing ist auch bei Dynamics 365 CRM schwach.

Berechtigungs-Management

Das aus der BPA CRM für SharePoint bekannte BPA Permissions Modul ist derzeit in BPA CRM 365 nicht verfügbar und aus technischen Gründen sehen wir hier auch keinen absehbaren Ansatz, Item Level Permissions zu realisieren. Immerhin bietet der DataEditor in den Formularen gute Möglichkeiten zur Steuerung von Feldberechtigungen – einschließlich einer einfachen konfigurierbaren Duplikaten-Erkennung.

Da Hubspot im Berechtigungs-Management ausgesprochen schwach ist, reiht sich BPA CRM 365 hier zwischen Hubspot und Dynamics 365 ein. Dynamics 365 CRM beeindruckt hier mit umfassenden Funktionen.

Flexibilität und Erweiterbarkeit

Die revolutionäre und bereits von BPA CRM für SharePoint bekannte Flexibilität und Erweiterbarkeit bleibt auch auf der O365 Plattform erhalten. Außer dem Skybow Solution Builder gibt im Office 365 Lösungsumfeld am Markt derzeit kein uns bekanntes System, das derart einfach und umfassende Möglichkeit zur Erstellung und Erweiterungen von Businessanwendungen durch reine Konfiguration bietet.

Da BPA CRM 365 auf dem BPA Solutionbuilder (siehe auch BPA Solutionbuilder vs. Skybow Solutionbuilder) basiert, kann das CRM um nahezu beliebige Funktionen erweitert werden (siehe auch BPA Quality 365).

Funktionsumfang

BPA CRM 365 bietet aus der Box alle klassischen CRM Funktionen über die Prozesskette Accounts- Kontakte – Leads – Verkaufschancen – Angebote.

Durch Konfiguration lässt sich die Prozesskette bei Bedarf recht einfach auf Eingangs- und Ausgangs-Rechnungen, Verträge, Lieferanten- und Projekt- und Leistungszeit-Management erweitern.

Im Vergleich der Grundlegenden CRM Funktionen ist BPA CRM 365 mit Dynamics 365 durchaus auf Augenhöhe und liefert alles, was Unternehmen bis 50 Benutzern oft von CRM Systemen erwarten. Im Detail bietet Dynamics 365 CRM dann jedoch gewaltigen Mehrwert für Unternehmen ab 25+ Mitarbeiter durch nahtlose Integration mit MS Azure, Power Apps, Power BI, Berechtigungs-System, E-Mail-Integration, Unified User Interface und vieles mehr.

Im Vergleich mit Hubspot CRM ist BPA CRM 365 das flexiblere und vollständigere CRM, wenn man das kostenfrei CRM betrachtet. Wer jedoch die SalesPro-Module und Marketing nutzt findet mit Hubspot die ultimative und ungeschlagene Inbound-, Marketing- und Sales-Engine.

Einarbeitungsaufwand

Zur Nutzung des Systems brauchen Anwender in aller Regel keine Schulung, da das Bedienkonzept absolut konsistent und sehr einfach ist und auch bei Erweiterungen durch Konfigurationen weiterer Module immer identisch bleibt.

Der Einarbeitungsaufwand zum Erlernen der Konfiguration liegt bei ausgebildeten SharePoint Entwicklern in aller Regel bei 2 Wochen. Die Ideen, was man konfigurieren will und die Fähigkeit, aus fachlichen Aufgabenstellungen Anwenderfreundliche und durchdachte Lösungen zu machen, hängen jedoch stark von persönlichen Fähigkeiten der internen SharePoint Experten ab.

Bei Hubspot und Dynamics 365 CRM sieht das wirklich gravierend anders aus, da in beiden Systemen sowohl die Einarbeitung der Benutzer als auch die Lernkurve für Administratoren wirklich steil ist. Das bedeutet für Benutzer nicht, dass die Systeme eine schlechte Benutzerführung haben, aber in beiden Systemen stecken so massiv viele Funktionen, dass man alleine für den ersten Überblick schon Wochen benötigt.

Für Administratoren und Entwickler sind die Komplexität und Anpassungsaufwendungen insbesondere bei Dynamics 365 um etliche Faktoren höher als bei BPA CRM 365 oder Hubspot. Dafür sind hier auch nahezu keine Grenzen gesetzt. Hubspot ist nur begrenzt erweiterbar und setzt vor allem auf Standard-Integrationen mit anderen Systemen. BPA erlaubt durch Konfiguration und Entwicklung alles, was Office 365 oder Azure ermöglichen – ist aber im Gegensatz zu Dynamics 365 CRM nicht auf Enterprise Skalierung ausgerichtet.

Migration von anderen Systemen

In der Praxis ist der Import von Daten, unabhängig von Quell- und Zielsystem, immer mit nicht zu unterschätzendem Aufwand verbunden, den keine Import-Assistent abnehmen kann. Da Quell- und Zielstrukturen im Detail gravierend abweichen können, muss bei jeder Migration Zeit und Aufwand zur Vorbereitung von Daten und Importen investiert werden. Wenn für die Quellstrukturen in den Zielsystemen keine Datenstrukturen zur Verfügung stehen ist auch nicht gewährleistet, dass fehlende Strukturen adäquat ergänzt werden können.

Da BPA CRM 365 alle Daten in SharePoint Listen speichert ist die Migration von anderen Systemen so einfach, wie das grundsätzlich möglich. Durch einen Import-Assistenten wird der Import von bis zu 1000 Elementen aus CSV-Listen bzw. Excel Sheets unterstützt und der Import erlaubt auch eine Dubletten-Prüfung. Die Anpassung und Ergänzung von Datenstrukturen geschieht einfach in den SharePoint Listen.

Eine Besonderheit bei BPA CRM 365 ist in jedem Fall, dass nahezu jedes beliebige Modul eines Vorgängersystems durch Konfiguration der BPA Funktionen nachgebaut werden kann, ohne dabei Programmieren zu müssen.

Migration zu anderen Systemen

Wie schon bei BPA CRM für SharePoint ermöglicht auch BPA CRM einfach den Export der Daten in Excel-Listen. Darüber hinaus stehen natürlich alle Möglichkeiten der SharePoint Online Plattform zur Verfügung, so dass BPA CRM 365 auf der Datenseite einfach zu migrieren ist.

In der Praxis entwickeln sich mit BPA CRM 365 umgesetzte Systeme jedoch in aller Regel durch die einfache Konfigurierbarkeit zu absoluten Unternehmens-Maßanzügen, die die eigene Arbeitswelt so perfekt abbilden, dass man sich meist extrem schwer tut, auf andere Systeme zu wechseln, selbst wenn dort in manchen Bereichen bessere Funktionen zur Verfügung stehen sollten.

Integration mit anderen Systemen

Da man von BPA CRM 365 eher sehr ungern auf andere Systeme migriert, kommt der Integrationsfähigkeit besondere Bedeutung zu. Hier bewährt sich die zugrunde liegende SharePoint Online Plattform der O365 Umgebung enorm, da mit Flow, Power Bi, PowerApps, Forms usw. alle Möglichkeiten aus O365 und zusätzlich alle Features der Azure Plattform zur Verfügung stehen.

Laufender Betrieb

Easy going. BPA CRM 365 nutzt O365 und man hat mit Betrieb nichts zu tun.

Initiale und laufende Kosten

Um BPA CRM 365 in Unternehmen einzuführen, entstehen wie bei allen Systemen, in denen Prozesse eingeführt werden und ggf. bestehende Systeme abgelöst werden, initiale Kosten.

Im einfachsten Fall nutzt ein Unternehmen das CRM System „as is“ und erfasst die Stammdaten neu oder importiert diese über den Import-Assistenten. Danach können dann ggf. noch E-Mail- und Druckvorlagen an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden und Auswahllisten können mit für das eigene Unternehmen relevante Werte befüllt werden.

Ein „Greenfield“ Ansatz, bei dem die Historie ignoriert wird, ist ein schneller und einfacher Start, der mit BPA CRM 365 in wenigen Tagen gelingt.

Wenn die Historie migriert werden muss, ggf. fehlende Module abgestimmt und ergänzt oder sogar grundlegende Arbeitsweisen abgestimmt werden müssen, dass ist der Consulting-Anteil nicht kompakter oder kürzer als mit anderen Tools.

Sobald es jedoch mit BPA CRM an die Umsetzung geht, zeigt sich BPA CRM (mit SharePoint Online und dem BPA Solutionbuilder im Hintergrund) als extrem leistungsfähig und schnell. Wir nutzen die Tools auch häufig als Prototyping Umgebung, um bei der Beratung visuell und funktional zu zeigen, wie sich Prozesse und Oberflächen für die Benutzer darstellen könnten.

Fazit und Zielgruppe

BPA CRM 365 ist ein fast geniales CRM für kleine- und mittlerer Unternehmen aus allen Branchen. Im Gegensatz zu den meisten CRM Systemen deckt BPA CRM 365 durch konfigurative Erweiterungen um Rechnungsstellung, Verträge und Projekte auch die Bedürfnisse von Dienstleistern fast perfekt ab.

Wir selbst haben Schnittstellen für Projektmanagement-Anwendungen entwickelt, um eine einfache Projektverwaltung in BPA CRM mit umfassenderen Features aus Lösungen wie Teamwork, Asana, Wrike, Projectplace oder Mavenlink zu erweitern und aus diesen Systemen die Timesheets direkt in Rechnungen in BPA CRM zu wandeln.

Wer auf granulare Berechtigungen und Inbound Marketing verzichten kann, der hat mit BPA CRM 365 ein perfektes CRM System, das sich einfach zu einer „All-In-One“-Suite erweitern lässt, um die Bedürfnisse von KMU und projektorientierten Dienstleistern fast perfekt abzubilden.

Wer Inbound Marketing Features und Sales Automation sucht und dabei weitgehend auf Berechtigungen, Compliance und Governance Features verzichten kann, der findet mit Hubspot das beste Inbound Marketing Tools mit einem einfachen CRM System, das perfekt Sales Automation abbildet.

Wer ein geniales und vollständiges CRM System mit umfassenden Berechtigungen, Compliance und Governance Features sucht, der kommt an Dynamics 365 CRM nicht vorbei.