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Die 8 besten Online CRM Systeme für KMU 2016

Die 8 besten Online CRM Systeme für KMU 2016 sind keine grundlegende Überraschung. Online CRM Systeme haben spätestens mit Salesforce.com gezeigt, dass das Web auch für CRM-Systeme in der Cloud erwachsen genug geworden ist. Schon im CRM Vergleich 2015 haben einige Systeme Ihre Stärken gezeigt.

Vorteile von Online CRM Systemen

Die 8 besten Online CRM Systeme für KMU 2016 haben wir natürlich zusammengestellt, weil Online heute einfach gut ist.

Ein entscheidendes Argument ist natürlich, dass man Software einfach nutzen kann, ohne sich um den Betrieb kümmern zu müssen.

Das ist bequem, in aller Regel kostengünstig und professionell betrieben.

Wem die Anpassungsmöglichkeiten aus der Box reichen, der kann Online ein CRM in wenigen Wochen einführen.

Fehlende Flexibilität oder Funktionalität kann durch Integrationsplattformen wie Zapier, IFTT und Flow oft ausgeglichen werden.

CRM Auswahl einfach gemacht

Der durchweg hohe Reifegrad von modernen CRM Systemen schafft Sicherheit. Allerdings unterscheiden sich die einzelnen Systeme zum Teil gravierend, so dass ein Auswahlprozess unabdingbar ist.

High-Level Feature-Vergleiche helfen dabei leider nicht. Die großen Unterschiede finden sich meist in den kleinen, aber kritischen Details. Hier sollten Sie auch beginnen:

Finden Sie heraus, wo Ihr Unternehmen von typischen CRM-Abläufen abweicht und legen Sie fest, worauf Sie nicht verzichten können oder wollen. Nutzen Sie dazu bereits die Hilfe eines CRM Beraters Ihrer Wahl, dessen “Good Practice”-Wissen in Ihrer Branche erspart Ihnen im Zweifel Monate an Arbeit.

Welche Systeme gibt es?

Einen vollständigen Überblick wird sehr im System haben möchte der findet auf Software Vergleichsplattformen wie G2Crowd (USA), Software Advice (USA), CRM Finder (Schweiz), CRM Matchmaker (Deutschland), Softselect (Deutschland) und einigen mehr einen sehr breiten Überblick.

Nach welchen Kriterien wählt man aus?

Eine Auswahl bedeutet immer, dass man einschränkende Kriterien festlegen muss. Legen Sie zu Beginn Ihr eigenes Raster fest. Mögliche Kriterien sind zum Beispiel:

1. Betriebsmodell: Cloud, SaaS-Betrieb, OnPremise, Mobil
2. Lizenzmodell: OpenSource, kommerziell
3. Bezahlmodell: gemietet, gekauft
4. Betriebsplattform: Cloud, Windows, Unix, SharePoint, mobil
5. Sprachen & Währungen: Einsprachig, Mehrsprachig & Mehrwährungsfähigkeit
6. Anpassungsmodell: Konfiguration, Programmierung
7. Support-Modell: Verfügbarkeit, Sprachen, Online/Vor Ort
8. Preismodell: kostenlos, günstig, egal
9. Anbieterfilter: nur Top-Marken, populäre Systeme, Nischenplayer

Wenn die Auswahl durch dieses Raster gefiltert wurde lichtet sich der Dschungel schon deutlich und man kann funktional nach typischen KO-Kriterien filtern:

1. Offline verfügbar
2. Social Media Integration
3. Frei konfigurierbar
4. Inbound and Social Marketing Support
5. Customer Service Support
6. Fieldservice Support
7. Projektmanagement Support

Hinweis

Testen Sie potentielle CRM-Systeme mit konkreten Anwendungsfällen. In der praktischen Anwendung erkennen Sie schnell, ob die Umsetzung der Features zu Ihrem Denk- und Arbeitsmodell passen. Das ist erschreckend oft nicht der Fall.

Als Daumenregel kann man davon ausgehen, dass Standardfunktionen selten so umgesetzt sind, wie Sie sie brauchen. Selbst einfache CRM Installationen weisen deshalb meist einen Anpassungsanteil von 20-30 % , abweichend vom Standard, auf.

Genug gelesen. Ich will lieber unverbindlich reden.

Viele Ergebnisse aus 2015 stimmen noch

In unserem CRM Vergleich 2015 hatten wir bereits 1CRM bzw. vTiger, nimble CRM, BPA CRM und MS Dynamics CRM verglichen.

BPA CRM hat bei den verglichenen CRM Systemen eine Sonderstellung, das diese Lösung für SharePoint entwickelt wurde und damit die perfekte CRM Lösung für SharePoint Nutzer ist. Hinzu kommt, dass das CRM auf dem BPA Solutionbuilder aufsetzt, mit dem für fast jedes Thema Lösungen ohne Programmierung umgesetzt werden können.

Obwohl im Detail bei allen Lösungen neue Features hinzugekommen sind, gilt der CRM Vergleich 2015 grundsätzlich noch immer.

In diesem Jahr gehen wir deshalb nur kurz auf Änderungen bei nimble und MS Dynamics Online ein, da dort die Änderungen gravierend sind. Die Liste aus 2015 ergänzen wir dieses Jahr um Salesforce, Hubspot CRM und Zoho CRM, so dass wir insgesamt 8 Systeme vergleichen

Top Änderungen bei den in 2015 getesteten Systemen

MS Dynamics CRM Online

In 2015 hatten wir noch über MS Dynamics CRM in der OnPremise Edition gesprochen. Mit der Spring Wave stellt Microsoft im Jahr 2016 die Dynamics CRM Plattform Online zur Verfügung und liefert ein vollständiges, flexibles und einfach zu bedienendes System.

Dynamics CRM Online kann alles. CRM, Fieldservice, Customer Service, Portal, Power Bi und nahtlose Integration mit O365 und Azure.

Dynamics CRM Online ist also Salesforce für alle, die bereits Office 365 oder MS Azure nutzen oder dies tun wollen.

MS Dynamics CRM Online macht schon ab wenigen Nutzern viel Sinn, skaliert aber  auch für mittlere und große Unternehmen. Im Preismodell gibt sich Microsoft mit Salesforce die Hand.

nimble

nimble ist völlig anders. Aber dennoch genial. Im Gegensatz zum xRM Ansatz der meisten CRM-Systeme, die vor allen Dingen 360° Sichten aller Vorgänge im System erzeugen, mach nimble die Kommunikation mit (social) Leads und (social) Kontakten einfach perfekt.

Im Vergleich zu 2015 hat nimble dieses Jahr insbesondere an der einfachen Segmentierung und Selektion von Kontakten gearbeitet. So einfach und praktisch segmentiert vermutlich kein anderes System Kontakte nach den eigenen Bedürfnissen – und das neue Group-Messaging erlaubt nun personalisierte Serien-E-Mails an selektierte Kontakte.

Von allen Systemen, die sich (social) Kontaktmanagement und Unified Inbox auf die Fahnen geschrieben haben, ist nimble mein persönlicher Favorit.

Neu getestete Systeme in 2016

SalesforceIQ CRM Starter

Nachdem wir in unserem Vergleich in 2015 Salesforce nicht betrachtet hatten, da der Funktionsumfang für KMU einfach erschlagend ist, hat Salesforce mit der SalesforceIQ CRM Starter Edition ein Paket geschnürt, das KMU ansprechen soll.

Salesforce ist, wie MS Dynamics CRM Online, absolut vollständig und nichts fehlt. Wenn man die sonst übliche Lightning Professional Edition nimmt. Mit SalesforceIQ fehlen aber vermutlich für die meisten Anwender, auch in KMU, alle wirklich interessanten Features.

Wer wirklich nur SalesforceIQ CRM Starter braucht, der findet mit nimble vermutlich die bessere Antwort. Wer mehr bekommt mit Salesforce Lightning Professional ein tolles System, das sonst nur mit MS Dynamics CRM Online vergleichbar ist.

Hubspot CRM

Hubspot ist DIE Inbound-Marketing Plattform. Es überrascht deshalb nicht, dass Hubspot den Übergang zwischen Marketing und Sales nahtlos mit Hubspot CRM schliesst. Und zwar kostenlos und ziemlich clever.

Funktional ist Hubspot CRM nahtlos mit Hubspot Marketing und Hubspot Sales (ehemals Sidekick) verlinkt. Und die Kombination aller Tools gehört sicher zur besten Sales-Maschine im Markt – zumal Hubspot auch nahtlos mit Salesforce und MS Dynamics CRM Online zusammenarbeitet.

Hubspot ist eine Top-Lösung, wenn man im Hubspot-Ökosystem bleibt – aber man muss sich bei den Kosten im Klaren darüber sein, dass das kostenlose CRM nur richtig Spass macht, wenn man Hubspot Sales – und idealerweise auch Hubspot Marketing nutzt.

Wer komplexere Anforderungen im CRM umsetzen muss, der findet bei Dynamics CRM Online oder bei Salesforce Lightning Professional die besseren Antworten.

Zoho CRM

Zoho CRM ist ein Online Klassiker für KMU. Zoho schreibt sich selbst auf die Fahnen, das “kaufmännische Betriebssystem” für den Mittelstand zu sein. Die Module (CRM, Projekt, Rechnung, Support..) können einfach synchronisiert, konfiguriert und angepasst werden.

Mit der neuesten Version ist nun auch die Oberfläche sehr hübsch und für viele KMU kann Zoho DIE All-In-One Lösung sein.

Im Detail zeigt Zoho typische Schwächen von einfachen CRM Systemen aus nicht europäischer Hand, wenn es um anspruchsvollere Aufgaben im Produkt-, Preis, Währungs- und Einheiten-Management geht oder wenn es um die Unterstützung europäischer Standards geht.

Wer komplexere Anforderungen im CRM umsetzen muss, der findet bei Dynamics CRM Online oder bei Salesforce Lightning Professional alle Antworten.

Schweizer Extra – Bexio

bexio  läuft ausser Konkurrenz, da es kein CRM im klassischen Sinne ist. Aber insbesondere für Schweizer KMU ist bexio eine schnell wachsende Business-Lösung, die insbesondere durch perfekte Integration mit der UBS glänzt.

bexio arbeitet fleissig an der Erweiterung der Funktionalität, der Verfügbarkeit weiterer Module und der Integration mit 3rd Party Lösungen. Ganz neu steht nun auch der nahtlose Adressabgleich mit anderen Systemen mittels PieSync zur Verfügung.

Wer also keine intensiven Anforderungen an klassische CRM Funktionen hat, der sollte einen Blick auf bexio werfen. Nicht nur das Produkt überzeugt, sondern auch der Support.

Genug gelesen. Ich will lieber unverbindlich reden.

Was spricht gegen online?

Wer enge Integrationen mit anderen Systemen benötigt, die weder in der Cloud noch hybrid betrieben werden sollen, der kann durchaus Vorteile davon haben, auch das CRM im eigenen Rechenzentrum zu betreiben.

Sicherheitsbedenken rangieren noch immer, wenn auch sachlich schwer haltbar, ganz vorne auf der Liste der möglichen Gründe gegen CRM in der Cloud.

Was ist entscheidend für den eigenen Erfolg?

Kurz gesagt: die Auswahl des Systems ist es in den wenigsten Fällen.

Insbesondere bei CRM, ERP oder PPS-Systemen entscheiden vielmehr

  • ein gutes Anforderungsmanagement im Vorfeld eines Projektes
  • ein straffes und professionelles Veränderungs-Management im Lauf des Projektes und
  • ein professionelles Projektmanagement begleitend zum Projekt

über Erfolg oder Misserfolg Ihres Projekts.

Ein letzter Tipp:

Binden Sie einen CRM Partner Ihrer Wahl bereits von Beginn an, am besten ab den ersten Überlegungen zu einem CRM System ein. Ein guter Partner hilft Ihnen, alle Dinge NICHT zu tun, die in der Praxis keinen Mehrwert liefern.

Das spart Zeit, Nerven und Geld und entlastet Ihre Mitarbeiter.

Wenn Ihnen unser Artikel “Die 8 besten Online CRM Systeme für KMU 2016” gefallen hat, dann nehmen Sie gerne auch Kontakt mit uns auf. Wir beraten Sie gerne.

r.gros
CEO at EFEXCON AG
Ich schreibe über Customer Relationship Management (CRM), Customer Service, Customer Journey, Inbound Marketing, Content Marketing, Social Media, Software, SharePoint, Office 365, über Projekterfahrungen, Projekt-Turnarounds und Startups.
Ansonsten bin ich Trailrunner, Mountainbiker, Zuhörer, Erzähler, Startup-Macher und CEO
2016-10-20T21:27:21+00:00