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Infopath. Was tun bei der SharePoint Migration

Spätestens bei der Migration von SharePoint 20xx nach SharePoint 2013 oder SharePoint Online stellt sich für Infopath Nutzer die Gretchenfrage nach der Migrations-Strategie für Formulare.

Dieser Post ist keine Universal-Antwort für jedes Szenario, aber sicher eine Grundlage für weiterführende Überlegungen.

Die Grundlegende Frage nach einer Strategie stellt sich spätestens, seit Microsoft den Infopath Support abgekündigt hat, ohne einen Nachfolger konkret zu benennen oder in Aussicht zu stellen.

Aber welche Fragen stellen sich dadurch jetzt überhaupt?

Formulare

Zunächst sollte man sich im Klaren darüber sein, dass die meisten Formulare nicht nur den Charakter haben, von älteren Benutzer akzeptiert zu sein, sie haben vor allen Dingen die Neigung, Daten ohne Rücksicht auf technische Datenstrukturen in IT Systemen zu präsentieren und abzufragen.

Insbesondere im Kontext von SharePoint wurden Formulare vor einigen Jahren gerne dazu genutzt, die beschränkte Ansicht einer Liste in einem Formular elegant zu umgehen, in dem mit Infopath oder anderen Werkzeugen die gewohnten Papierformulare aus 1972 1:1 nachgebildet wurden.

Formulare dienen also meistens dazu, Daten zu sammeln, wozu auch immer.

Digitale Transformation

Vielleicht liegt es an mir, aber ich zweifle bei den meisten Formularen, egal ob Papier- oder Digital, dass vor der Erstellung von Formularen überhaupt an eine spätere Datenverwendung gedacht wurde.

Die wenigstens IT-Fachkräfte verstehen unter digitaler Transformation eine 1:1-Kopie eines Papierformulars, dennoch sehen viele Infopath- oder sonstigen Formulare genau so aus.

Abseits jeden Tools empfehlen wir unbedingt, die Migration von Infopath als Chance zu verstehen, die Verwendung der Daten zu hinterfragen, die mit Formularen gesammelt werden.

Wenn der Zweck der Daten hinterfragt wird, dann fallen oft 2/3 aller Formulare ganz weg. Das restliche 1/3 stellt sich oft als etwas heraus, das sinnvoller als etwas anderes abgebildet werden sollte.

Bleiben dennoch Anforderungen übrig, die Formulare sinnvoll erscheinen lassen (z.B. eine unveränderbare Unternehmens-Kultur, im Voraus bezahlte lebenslange Wartung für ein Formularprodukt, Offline-Datensammlung komplexer Datenstrukturen, etc. ), dann bleiben genügend Ansätze übrig.

Infopath, What else?

Oder auch: Why not?

Es ist durchaus denkbar und verständlich, wenn Unternehmen die Abkündigung von Infopath ignorieren und die Formulare weiter mit Infopath betreiben und nach SharePoint 2013 migrieren.

Und wenn Infopath mit SharePoint 2013+ nicht mehr unterstützt werden sollte, bleibt immer noch der Weg, eine alte Sharepoint und Infopath Installation am Leben zu halten. Warum auch nicht?

Wer Herstellersupport will, kann das nicht mehr sehr lange aussitzen, aber wenn die Formulare nicht Mission Critical sind, dann hält man hält das aus.

Andere Ansätze
Wer strategisch von Formularen weggehen möchte, weil es auch elegantere Lösungen gibt, um Daten zu sammeln und Entscheidungen zu fällen, der muss einen kulturellen Wandel und Alternativen entwickeln, aber das ist durchaus ein guter Weg.

Wir würden diesen Weg jederzeit gehen, falls es bei uns noch Formulare geben würde.

Wer jedoch strategisch auf Formulare setzen will oder muss, der hat Alternativen. 2 möchte ich hier ansprechen, ohne die Lösungen im Detail zu beschreiben, die Herstellerseiten informieren zu den Produkten viel besser.

NINTEX Forms

Der Klassiker unter den Infopath Alternativen, der sich auch gerne mit NINTEX Workflow unterhält. NINTEX Forms Tools sind mächtig und ein guter Ansatz zur digitalen Abbildung von Formularen, die auch dem Anspruch digitaler Transformation entsprechen.

Wer sowieso NINTEX einsetzt findet sich schnell wieder und wenn das Preismodell den Business-Case rechtfertigt, ist das sicher ein gutes Produkt.
Tipp: Zählen Sie nochmal durch, ob Sie WIRKLICH ein Formular-Tool brauchen.

PDFShareForms

Dieses Tool habe ich auf der European SharePoint Konferenz wiederentdeckt. Ich hatte das Tool schon vor 2-3 Jahren entdeckt, fand es cool und habe es dann verdrängt, weil selten Formulare übrig bleiben, wenn wir bei Kunden unterwegs sind 🙂

PDFShareForms entspricht aber vermutlich am ehesten dem Formulartool, das echten Formular-Fetischisten entgegenkommt.

In Form und Funktion erinnert es sehr an die Acrobat PDF Tools, nur dass die Forms eben eine geniale Connectivity und Integration mit SharePoint bieten.

Wer PDF Forms liebt und dennoch die Daten in SharePoint braucht, der sollte hier unbedingt einen Blick riskieren.

Es gibt diverse weitere Tools mehr und jedes hat sicher seinen Markt. Aber ob Ihr Unternehmen zu diesem Markt gehört, hängt vor allem von Ihrer Informations- und digitalen Transformations-Strategie ab.

European SharePoint Konferenz und Formulare

Die #ESPC15 hat einen Ausblick auf aktuelle und kommende Technologien und Konzepte demonstriert, die ausreichend viele Ansätze und Ideen gezeigt haben, um Daten-Architektur und Search-Szenarien mit Integration in Office-Graph, Delve und mehr in den Fokus zu rücken.

Da bleibt für Formulare wenig Platz, wenn Unternehmen reif für Transformation und Innovation sind.

Aber wer ist das schon. Sie?

Falls Sie die Zukunft heute bauen wollen, dan können Sie uns ja unser Kontakt-Formular ausfüllen 🙂

r.gros
CEO at EFEXCON AG
Ich schreibe über Customer Relationship Management (CRM), Customer Service, Customer Journey, Inbound Marketing, Content Marketing, Social Media, Software, SharePoint, Office 365, über Projekterfahrungen, Projekt-Turnarounds und Startups.
Ansonsten bin ich Trailrunner, Mountainbiker, Zuhörer, Erzähler, Startup-Macher und CEO
2016-04-27T15:34:42+00:00