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SharePoint Migration – Wie macht man`s geschickt?

Wer zu uns kommt, um SharePoint von älteren auf neuere Versionen zu migrieren, hat meist ein konkretes Bild im Kopf, wie die SharePoint Migration aussehen soll. Wer migrieren muss hat ja auch nachweislich Erfahrung mit mindestens einem Vorgänger-Release.

Häufige Migrations-Pfade sind dabei:
– SharePoint Migration 2007 – 2013
– SharePoint Migration 2010 – 2013
– SharePoint Migration 2010 – Office 365
– hybride Migration SharePoint 2013 mit Integration in Office 365

Stolpersteine bei SharePoint Migrationen

SharePoint Migrations-Gründe

Migrationen werden aus unterschiedlichsten Gründen gemacht, mindestens bei unseren Kunden verteilen sich die Gründe in etwas so:

1. die Umgebungen sind schon so alt (Infrastruktur und Software), dass man gezwungen ist, zu reagieren
2. die neue SharePoint Version hat Funktionen, die vielversprechend erscheinen, um bestehende Probleme zu lösen
3. Office365 ist im Einsatz oder soll genutzt werden und der Weg zu hybrider Nutzung SharePoint OnPremise und Office 365

soll geschaffen werden

Neben den genannten Schwerpunkten natürlich auch ‘Earlybirds’, die einfach neue Technologie nutzen wollen oder jede Menge anderer individueller Gründe.

Migrations-Ziele

Erstaunlich ist für uns immer wieder, dass der überwiegende Anteil an Migrationen mit dem Ziel gestartet werden soll, die bestehende(n) Farm(en) mit Ihren Inhalten möglichst einfach und auch möglichst ähnlich zum bisherigen Stand zu übernehmen.

Das ist nicht nur im Hinblick auf die oben genannten Migrationsgründe erstaunlich, sondern vor allem aus Sicht der zu erwartenden Wirkung im Verhältnis zu den eingesetzten Mitteln mit Ansage sehr ineffizient.

Aber warum ist das so?

Migrations-Stakeholder

Wir haben eine Vermutung, warum SharePoint Migrationsprojekte häufig so beginnen: Die IT ist schuld.

Diese Anschuldigung ist zwar nicht fair, aber sie trifft den Geschmack vieler Fachbereiche im Hinblick auf Ihre IT-Unterstützung. Wenn wir aber IT Vertreter fragen, hören wir nicht selten: Der Fachbereich ist schuld.

Nicht zu vergessen: Das Management. Auch das Management ist natürlich schuld, da die Zielvorgaben einfach nicht klar genug formuliert wurden.

Die Kommunikation dieser 3 Interessengruppen ist in Bezug auf den Einsatz von SharePoint selten abgestimmt und das ist nicht verwunderlich, denn der Blickwinkel und Detaillierungsgrad ist ohne Moderation dazwischen kaum zu überbrücken.

Als Ergebnis wird SharePoint der IT zugeordnet. Und die IT alleine kann die Chancen nicht heben:

– Die IT kümmert sich eben um Betrieb und Technologie und macht dort den bestmöglichen Job, ohne zu wissen, wie die Plattform von den Anwendern genutzt werden soll, da in vielen Fällen in der IT nicht einmal Business Engineers als Schnittstelle zu den Fachbereichen verfügbar sind.
– Die Fachbereiche wissen einfach nicht, welche Informationen und Anforderungen die IT überhaupt brauchen könnte, um eine Migration als Chance für durchgreifende Verbesserungen zu nutzen
– Das Management sieht sich eher in der Verantwortung, eine Investition freizugeben als im Detail zu hinterfragen, welchen Wirkungsgrad die Investition bei anderer Herangehensweise haben könnte

Das ist kein kein Vorwurf an die Betroffenen, sondern die Begründung, weshalb Migrationen anstelle von Business-Potentialen meist nur technische Änderungen erzeugen.

Was für Business-Potentiale gäbe es denn überhaupt?

Migrations-Chancen abseits der IT

Wenn die Fachbereiche wüssten, welche Möglichkeiten sie haben könnten. Und dann noch die Zeit hätten, über die Nutzung der Möglichkeiten nachzudenken. Und wenn dann noch jemand da wäre, der die Ergebnisse so erklären und vorbereiten könnte, dass die IT versteht, was der Fachbereich braucht, dann würde nur noch das Budget fehlen, um die Potentiale zu heben.

Unter der Annahme, dass es Unternehmen gibt, bei denen Fachbereiche von internen oder externen Business Engineers unterstützt werden, um die Organisation effektiver und effizienter zu gestalten, könnte man z.B. SharePoint Migrationen auch dazu nutzen, um

1. das Content-Management zu verbessern, in dem man
Daten-Klassifikationen erstellt, die das Lifecycle Management und Sicherheits- und Zugriffsaspekte für Content festlegen
– bestehenden Content nach diesen Regeln bewertet und nur Content migriert, der nach den Lifecycle-Regeln überhaupt noch im System sein sollte
– in SharePoint entsprechende Richtlinien und Workflows einführt, die für neuen Content sicherstellen, dass die Regeln durchgesetzt werden

2. Individual-Anwendungen, Excel-Mappen, Access-Lösungen etc. konsolidiert und mit NoCode Solutions nach SharePoint überführt, um vielfältige lokale Anwendungen mit gleichem Zweck zu standardisieren und mit IT-Governance und -Support zu versehen.

3. Prozess- und Datenlücken oder -brüche konzeptionell zu überdenken und fachlich neu zu modellieren, um es der IT zu erleichtern, eine durchgängige Unterstützung anzubieten.

Migrations-Chancen der IT

Mit neuen Software-Versionen kommen oft neue Konzepte, die eine ganze andere Herangehensweise an Fragestellungen ermöglichen. Es lohnt sich deshalb, neue Features und Konzepte genauer anzusehen, denn Produkthersteller machen nichts ohne Notwendigkeit oder neue Umsatzchancen:

– In manchen Fällen ändern die Hersteller Konzepte, weil sich die bisherigen Konzepte nicht bewährt haben (z.B. Sandboxed Solutions vs. Add-Ins)
– oder es kommen neue Konzepte, weil es diese bisher noch nicht gab, aber Bedarf besteht (z.B. Workflow-Manager)
– oder es gibt technische Gründe, die Konzept-Änderungen erfordern (z.B. Integration hybrider Dienste)

Wer sich die Mühe macht, über die Ursachen der Änderungen nachzudenken und die eigene Situation damit abzugleichen wird nicht selten mit guten Ideen und bei der Umsetzung dann mit sinnvollen Verbesserungen belohnt, z.B.

– bessere Performance durch bessere Konzepte und Konfiguration im Rahmen von SharePoint Audits
– Verbesserung von Custom Solutions durch Code-Quality Reviews
– Ablösung von Custom Solutions durch Standard-Funktionen oder NoCode-Solutions
– Vereinfachung des Betriebsmodells durch hybride Konzepte (SharePoint OnPremise + Office 365 mit Delve, Exchange Online und Power BI 365)
– besser Skalierung durch neue Möglichkeiten (Auslagerung oder Integration von Daten über externe Inhaltstypen)
– die Bereitstellung von Office Anwendungen und gemeinsamer Dokumentenbearbeitung durch die Einführung von Office365 oder den Office Apps Server wesentlich zu vereinfachen

..und viele weitere Möglichkeiten, die von der bestehenden IT-Bebauung abhängen

Wie gehen wir vor, wenn wir dürfen?
Sofern wir unsere Empfehlung aussprechen dürfen empfehlen wir Kunden ein Vorgehen wie folgt:

– Farm-Audit der neuen Plattform, um Einstellungsfehler und Konfigurationsschwächen zu identifizieren. Anschließend Korrektur fehlerhafter Einstellungen. Bei > 90% unserer Kunden haben solche Audits ‘ Wunder bewirkt’.
– Code Audit für bestehende Software auf der alten Plattform, um programmierte Anwendungen vor der Portierung neu zu bewerten und ggf. vor der Portierung zu verbessern oder zu ersetzen. Auch hier ist die Erkenntnis-Quote erschreckend nahe bei 100%.
– Re-Design der SiteCollection und Site-Strukturen und Vorbereitung hybrider Konzepte zum Einsatz von Office365 oder Office-Apps Anwendungen.
– Identifikation der bisherigen Workflows und Umsetzungskonzepte, die mit den neuen Konzepten anders gelöst werden können oder sollten.
– Entwurf von Daten-Klassifikations und Lifecycle-Management Richtlinien und Auswahl der Migrationsdaten. Die restlichen Daten werden mit Archiv- oder Dauerablage-Konzepten versehen
– Migration der relevanten Daten, Dokumente, Workflows und Sites mit Hilfe der oben genannten Tools ( z.B. ShareGate ), soweit das Sinn macht.
– Überführung bestehender Workflows zum Workflow Manager oder nach Nintex.
– Migration bestehender Custom Anwendungen, dabei ist zu überlegen, welche Anwendungen durch No-Code oder Standard-Lösungen ersetzt werden können.

Neben diesem ‘Standard’-Vorgehen gibt es natürlich kundenspezifische Besonderheiten und System-Integrationen, die im Einzelfall untersucht werden müssen.

Fazit:
Eine einfache Migration der bestehenden Inhalte und Strukturen ohne große Überlegungen ist meist möglich, dieser Weg verschließt aber schon beim Start viele Türen. Und spätere Anpassungen sind meist teurer als ein gut geplanter Start.

Geld kostet jeder Weg, die Frage im Detail ist eben immer: Welche Wirkung kann mit den eingesetzten Mitteln erzielt werden.

Falls Sie gerade migrieren sollten oder das demnächst planen, dann können Sie Ihren Plan mit den aufgeführten Punkten abgleichen. Wir unterstützen Sie auch gerne bei der Identifikation und Bewertung möglicher Business-Potentiale. Und helfen bei der Umsetzung, wenn Sie uns lassen.

r.gros
CEO at EFEXCON AG
Ich schreibe über Customer Relationship Management (CRM), Customer Service, Customer Journey, Inbound Marketing, Content Marketing, Social Media, Software, SharePoint, Office 365, über Projekterfahrungen, Projekt-Turnarounds und Startups.
Ansonsten bin ich Trailrunner, Mountainbiker, Zuhörer, Erzähler, Startup-Macher und CEO
2016-10-20T21:27:25+00:00