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Vorwort zu: Die beste Vertragsmanagement Software 2015

Vertragsmanagement Software gibt es wie Sand in der Wüste. Sie wollen die beste Vertragsmanagement Software 2015?

Nicht einmal Google kann die Frage richtig beantworten. Und das liegt nicht nur daran, dass die Suchergebnisse in Google täglich andere Ergebnisse liefern.

Die Ergebnisse in der Google Suche spiegeln recht gut wieder, warum es “die beste Vertragsmanagement Software” nicht eindeutig gibt: Je nachdem, was Sie genau suchen, erhalten Sie unterschiedliche Ergebnisse. Und das fast jeden Tag.

Wie hilft Ihnen dieses Vorwort weiter?

Nun, für Ihr Unternehmen gelten fast dieselben Regeln: Sie müssen zunächst ermitteln, was Sie Ihre Vertragsmanagement Software aktuell tatsächlich leisten soll. Das ist nicht einfach zu definieren, schränkt aber die Ergebnismenge der möglicherweise geeigneten Lösungen ein und entspricht in etwa dem Ergebnis einer initialen Google Suche.

Dann sollten Sie sich überlegen, wie sich Ihre Bedürfnisse nach der Einführung einer jetzt passenden Lösung absehbar in den nächsten 6 Monaten bis zu 3 Jahren verändern werden. Das entspricht in etwa weiteren Verfeinerungen Ihrer ersten Google Suche mit eine paar weiteren Kriterien.

Was sich selbstverständlich anhört ist in Wirklichkeit schon eine bewährt, aber gerne ignorierte Vorgehensweise.

Ich möchte Sie deshalb an dieser Stelle unbedingt motivieren, bei der Softwareauswahl nicht nur über Ihre akuten funktionalen Anforderungen nachzudenken, sondern auch über die daraus resultierenden Möglichkeiten und Konsequenzen.

Kluge Softwareauswahl kann wie ein Stein ins Wasser wirken

Wer schon einmal einen Stein in einen ruhigen Teich geworfen hat, der kennt die konzentrischen Wellen, die sich vom Einschlagpunkt des Steins in der Wasseroberfläche ausbreiten.

Wenn Software sinnvoll ausgewählt und eingesetzt wird, dann passiert mit der Einführung einer Software dasselbe: Die Software verändert bestehende Arbeitsabläufe und Prozesse. Und ermöglicht im besten Fall die Anbindung von anderen Systemen sowie die Integration und Automatisierung von umgebenden Prozessen.

Wer Vertragsmanagement Software nicht als Silo-Lösung einführt, schafft in aller Regel Unruhe. Das ist nicht immer gewünscht, aber fast immer gesund für ein Unternehmen.

Eine kluge Softwareauswahl sollte deshalb die zu erwartenden “konzentrischen Kreise” berücksichtigen – im Einzelfall entscheidet dann sicher die Interessenlage, wohin die Auswahl fällt.

Wie kann ich eine Vertragsmanagement Software klug auswählen?

Ein erster guter Schritt kann sein, einen Experten und Berater hinzuzuziehen, der bei der Ermittlung der Anforderungen unterstützt. Ok, das hört sich parteiisch an.

Und in der Tat: Wir nehmen Beauftragungen entgegen. Das ist unser Geschäft.

Der praktische Grund ist aber vielmehr, dass wir alle nicht wissen, was wir nicht wissen. Jeder, der seine Anforderungen an eine Problemlösung beschreibt, stößt dabei an die Grenzen seiner eigenen Erfahrungen und Kenntnisse. Der Dialog mit Dritten und die Kenntnis und Erfahrungen aus gleichartigen Problemlösungen schaffen am Ende in aller Regel eine präzises Bild der tatsächlichen Anforderungen – aber auch der definitiven Ausschlüsse.

Da nicht für jeder Softwareauswahl ein ganzes Team konsultiert werden kann, soll diese Checkliste deshalb helfen, einen ersten Filter bei der Auswahl von Vertragsmanagement Software bilden.

Folgende Fragen sollten sich mindestens stellen.

Funktional
– einheitliche Ablage unabhängig vom Vertragstyp mit einfacher Verschlagwortung: Verträge werden wie Dokumente behandelt ?
– Ablage und Automatisierung abhängig vom Vertragstyp: Vertragsdokumente sind nur Anhänge der Metadaten und Taxonomien ?
– Workflows (gesteuerte Abläufe zur Vertragserstellung und Weiterverarbeitung) ?
– Online-Zusammenarbeit bei der Dokumenten-Erstellung?
– digitale Signaturen?
– Versand von Verträgen als physische Dokumente oder nur digital? Wenn digital, nur als Link auf eine Online-Plattform zum Download des Originals?
– Welche Prozesse sind betroffen? HR, Produktion, Forschung, Entwicklung….?
– Welche angrenzenden Systeme und Prozesse sind von den Vertragsprozessen betroffen ? (Asset-Management, HR, FiCo etc. )

Nicht funktional
– Verfügbarkeit des Systems (regional, international, global) ?
– Sprachen-Management: Mehrsprachigkeit wirkt für (nur Beschriftungen, auch Auswahl-Listen, auch Dokumenteninhalte) ?
– Online-Zeiten: 99,x % – ?
– Ausfall-Sicherheit ?
– Berechtigungsmanagement ?
– Zugangs-Kontrolle ?
– Verschlüsselung ?
– Nutzergruppen nur Inhouse?

Betrieb
– Inhouse ?
– Cloud ?
– SaaS ?
– Hybrid ?
– mobil ?

Administrativ/Juristisch
– welche gesetzlichen Vorschriften müssen erfüllt werden?
– Welche Lebenszyklus-Anforderungen haben Ihre Dokumente ? (Löschung nach x Tagen, Archivierung für x Jahre etc. )
– Welche Archivierungsanforderungen haben Sie? Einfache Wandlung in PDF/A, Speicher-Medienmigration alsl x Jahre etc.

Und viele mehr…
Die kleine Checkliste ist für den Start schon einmal hilfreich, um die Richtung einzuschränken. Möglicherweise denken Sie auch: Der spinnt doch! Ich will nur ein paar Verträge so ablegen, dass mehrere Leute sie finden können.

Auch das ist ok.

Und wenn das auch beim zweiten Hinschauen noch so ist, wenn Sie mit den Kollegen darüber gesprochen haben, wie es denn dann weitergeht, wenn jetzt mehrere Leute die Verträge einfach ablegen und finden können, dann sage ich: “Herzlichen Glückwunsch”, das geht auch einfach mit SharePoint ohne große Überlegung.

Falls Sie aber den Eindruck haben, dass nicht alle Fragen der Checkliste “völlig übertrieben” sind, dann suchen Sie vermutlich doch eine Lösung, die nicht wie ein Vertrags-Silo für ein kleines Team funktioniert. Und dann empfehle ich zum zweiten Mal: Erledigen Sie die Bestimmung Ihrer Anforderungen und Ihre Systemauswahl am besten nicht ohne Berater. Und in keinem Fall ohne Ihre interne IT-Abteilung.

r.gros
CEO at EFEXCON AG
Ich schreibe über Customer Relationship Management (CRM), Customer Service, Customer Journey, Inbound Marketing, Content Marketing, Social Media, Software, SharePoint, Office 365, über Projekterfahrungen, Projekt-Turnarounds und Startups.
Ansonsten bin ich Trailrunner, Mountainbiker, Zuhörer, Erzähler, Startup-Macher und CEO
2016-04-28T22:20:37+00:00