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Vertragsmanagement mit SharePoint

Wenn Sie SharePoint nutzen, aber nicht als Plattform für Ihr Vertragsmanagement, dann versäumen Sie vermutlich  etwas!

Wer nicht nur 08/15 Schubladen-Verträge managed, der profitiert von der Zusammenarbeit mit Experten und Vertragspartnern bei der Vertragsentstehung.

Ist der Vertrag unter „Dach und Fach“ dann profitieren im einfachsten Fall die administrative Überwachung und das Lebenszyklus-Management von Software-Unterstützung, in komplexeren lohnt es sich jedoch auch, die Einhaltung von vertraglichen Regeln im Unternehmen aktiv zu unterstützen.

Anwendungsfälle für aktives Management der Vertragsregeln sind zum Beispiel Regelwerke für Supportberechtigungen, Abgleich von Einkaufsbedingungen und vorliegenden Angeboten, Mindest-Reaktionszeiten im Support, Zugangskontrolle oder auch Budget-Grenzen, die in IT-Systemen so verankert werden müssen, dass Vertragspartner auch technisch abgesichert interagieren können.

Wer nur Papier digital verwalten will, der schafft das auch ohne Expertenkenntnisse mit SharePoint.

Wer Datenbeziehungen, Ansprechpartner, Workflows und Fristen managen will, der braucht jemanden, der auch versteht, wie man mit SharePoint Anwendungen entwerfen und umsetzen kann. Und ein paar Add-Ons, die das Entwickler-Leben einfacher machen.

Mit den geeigneten Voraussetzungen ist SharePoint dann aber eine geniale Plattform, um sukzessive mit den eigenen Anforderungen zu wachsen. Mit kaum einem anderen Werkzeug ist es so einfach, sofort einfache Lösungen zu schaffen und dann evolutionär mit den Anforderungen zu wachsen.

Insbesondere für KMU ist dieser Ansatz spannend, da Standard-Software naturgemäss 1000% Funktion und fest vorgegebene Prozessketten anliefern muss, um ein möglichst breites Klientel bedienen zu können. Wer zu Beginn nur 10% braucht zahlt dennoch 100% – und mehr, denn er muss ja die völlig unbrauchbaren Funktionen „wegprogrammieren“ lassen.

Wer später dann dennoch 50% statt 10% braucht tut sich oft schwer, die zu Beginn „ausgeblendeten“ Funktionen jetzt doch wieder zu nutzen. Da ist kein Fehler von schlechter Standard-Software, sondern eine natürliche Folge davon, wenn Software nicht so genutzt wird oder genutzt werden kann, wie das vom Hersteller gedacht war.

SharePoint kann Antworten für Vertragsmanagement liefern, wenn man mit ein paar Zusatztools arbeitet und die wirklichen Prozessketten im Unternehmen verbindet.

Im Vertragsmanagement macht es z.B. Sinn, die Vertragspartner auch im CRM zu managen. Und Supportvertrags-Bedingungen im Customer Service wirken zu lassen. Und automatische Vertragsverlängerungen mit einer Erinnerungsmail des Marketings zu kombinieren. Und vieles mehr.

Wenn Sie bisher noch keine Software für Ihr Vertragsmanagement nutzen, die Sie wirklich gut unterstützt, dann versuchen Sie es doch einmal mit SharePoint und einem Ansatz, der es Ihnen ermöglicht, nach und nach Ihr Vertragsmanagement zu organisieren und zu verbessern, ohne von Beginn an, einen “grossen Wurf” erfinden zu müssen.

Wir helfen Einsteigern dabei, die ersten Schritte in schlankes Vertragsmanagement zu meistern. Oder auch Profis, Ihre komplexen Prozessketten zu entwirren und nahtlos umzusetzen. Und keine Angst: Wir können auch andere Technologien, wenn Sie Systeme, Daten, Prozess und andere Standorte einbinden müssen.

r.gros
CEO at EFEXCON AG
Ich schreibe über Customer Relationship Management (CRM), Customer Service, Customer Journey, Inbound Marketing, Content Marketing, Social Media, Software, SharePoint, Office 365, über Projekterfahrungen, Projekt-Turnarounds und Startups.
Ansonsten bin ich Trailrunner, Mountainbiker, Zuhörer, Erzähler, Startup-Macher und CEO
2016-04-29T12:43:17+00:00