Contact Info

Löberenstrasse 47

Phone: +41 44 586 5018

Web: EFEXCON Homepage

Rufen Sie an: +41 44 586 5018 oder +49 711 518 66 990|info@efexcon.com

BPA Project gegen Microsoft Project. Wer gewinnt?

Wenn man BPA Project als SharePoint basiertes Projektmanagement mit MS Project Server vergleicht, dann ist das nicht nur ein Vergleich zwischen David und Goliath, es stellt sich auch schnell die Frage, wer diesen Vergleich gewinnt.

Die Antwort lautet: In jedem Fall der Anwender. Wenn er beide Werkzeuge einsetzt. Denn BPA Project und Microsoft Project könnten unterschiedlicher nicht ausgerichtet sein – und ergänzen sich ideal in der kompletten Abdeckung der Anforderungen, die man im Projektmanagement hat.

Projektplanung im Fokus (1:0 für MS Project)

Wer mathematisch exakt (aber fernab der Projektpraxis) Projektzeit-Pläne, Ressourcen-Pläne und Budget-Pläne erstellen muß und kritische Pfad-Optimierung benötigt, um Probleme in der Ressourcen- oder Budget-Belastung zu identifizieren oder um Konflikte zwischen parallele, um Ressourcen konkurrierenden Projekten, zu managen, der braucht MS Project als unterstützendes System.

Projektplanung mit MS Project

Diese mathematische „Pseudo-Genauigkeit“ verseht jeder Projekt-Manager (PM) als solche, denn jeder weiß, daß Mitarbeiter gleichzeitig an mehreren Themen und Aufgaben arbeiten, daß die eingeplante Kapazität von 0,5 Personentagen über 3 Wochen nicht wirklich bedeutet, daß der Mitarbeiter 3 Wochen lang immer 4 h an diesem Thema arbeiten wird. Aus Kapazitäts-Planungssicht ist die Berechnung dennoch wertvoll, aber auch kritisch und mit „Experten-Auge“ zu bewerten:
MS Project Pläne führen häufig zu überhöhten Kapazitäts-Puffern im Vergleich zu den bewerteten Themen – was im Umkehrschluß dann nicht selten zu %-ualen Abschlagsrechnungen führt, um die Budget-Limits zu treffen.
Bsp: Der Plan errechnet den Bedarf von 3,5 Personen á 1000€/Tag über 6 Monate á 22 Arbeitstagen. Der Budgetbedarf liegt bei 462T€. Dem Projekt steht ein Budget von 350T€ zur Verfügung.
Der PM weiß, daß die Planung von 0,5 Personentagen nicht immer exakt stimmt und reduziert eine „Unschärfe“ von 30% an „Überplanung“, da die Ressourcen ja an mehreren Themen gleichzeitig arbeiten. Der Budgetbedarf reduziert sich auf 323T€ (462T€*0,7). Die Differenz zu 350T€ ist Risiko-Puffer. Das Projekt kann starten (siehe auch Beitrag: Warum Projekte scheitern).

Wer gemerkt hat, daß es viele Tätigkeiten in Projekten gibt, die in MS Project gar nicht geplant werden und enormen Aufwand an Zeit und Ressourcen erfordern, unbedingt erforderlich sind und keinen direkten Beitrag zum Endprodukt des Projekts liefern, ist vermutlich Projekt-Manager.
MS Project liefert zu sehr vielen Themen in Projekten keinerlei Beitrag, dennoch ist MS Project ein wichtiges Hilfsmittel, um den Überblick über die groben Zusammenhänge und Abhängigkeiten in Projekten zu erhalten.

Teamwork und Überblick in Projekten (1:1 BPA Project gleicht aus)

Wer seine Programme und Projekte im täglichen Projektgeschäft kollaborativ managen und unterstützen möchte, der braucht BPA Project. Auch wenn man in BPA Project Gantt-Graphen darstellen kann, liegt der Fokus von BPA Project in der täglichen Projektarbeit aller beteiligten Personen.
projektteams in arbeit

BPA liefert für die Entscheider aussagefähige Dashboards und Reports, die den Gesundheits-Zustand aller Programme und Projekte im Überblick bereitstellen. Für den Projekt-Manager stehen detaillierte Ansichten und Funktionen zur Verfügung, die Ihn administrativ entlasten und die im live seinen aktuellen Status von Budget, Ressource, Zeit und anderen Dimensionen, wie z.B. Risiken, aktuelle Angebote, Rechnungen, freizugebende Workflow-Objekte usw. liefern.
Für alle Teams stehen Team- und Meeting-Kalender und geschickte Funktionen zum Management der im Projekt anfallenden Anforderungen und Aufgaben zur Verfügung.
Der Projektmitarbeiter findet in BPA Project alles, was er im täglichen Teamwork in Projekten an Informationen braucht, um seine ihm zugewiesenen Aufgaben, Ziele und Liefergegenstände mit den zugehörigen Terminen im Blick und unter Kontrolle zu haben.
Durch Workflows werden strukturierte Abläufe unterstützt, die Freigaben und Genehmigungsprozesse sicher steuern, z.B. für Urlaubsanträge, Dokumenten-Freigaben oder auch Freigaben für Release-Prozesse in Software-Projekten.
Durch die MS SharePoint Plattform gelingt auch die Integration externer Ressourcen, z.B. für die Zeiterfassung oder geteilte Dokumenten-Räume, sehr einfach, da technisch schon alles zur Verfügung steht. Nur der Prozess muß wie gewünscht abgebildet werden.
BPA Project ist trotz aller Funktionen einfach. Einfach zu bedienen, einfach zu erlernen, einfach zu konfigurieren.
Das muß so sein, denn mit BPA Project arbeitet jeder im Projekt und es ist in der Praxis nicht möglich, komplexe Tools für Projektmitarbeiter in der breite zu schulen.

Wie die “Minions” Teamwork machen sehen Sie hier:
https://www.youtube.com/watch?v=C8MJUox3Llg

Und wer gewinnt nun den Vergleich?
Das Unternehmen, das MS Project und BPA Project zusammen verwendet. Denn beide Tools arbeiten sehr gut zusammen, da MS SharePoint die Grundlage für BPA Project ist und damit alle Integrations-Themen schon aus der Box liefert.
Die Frage „BPA Projekt gegen Microsoft Projekt“ muß deshalb lauten: Wann und für wen BPA Project, wann und für wen MS Project? Beides wird in unterschiedlichen Phasen des Projects benötigt. BPA Project vom Start bis Ende für alle. MS Project zu Beginn und zyklisch für den PM oder Multi-PM in der Konflikt- und Ressourcen-, Budget- oder Zeitkonflikt-Ermittlung.

r.gros
CEO at EFEXCON AG
Ich schreibe über Customer Relationship Management (CRM), Customer Service, Customer Journey, Inbound Marketing, Content Marketing, Social Media, Software, SharePoint, Office 365, über Projekterfahrungen, Projekt-Turnarounds und Startups.
Ansonsten bin ich Trailrunner, Mountainbiker, Zuhörer, Erzähler, Startup-Macher und CEO
2016-10-20T21:27:26+00:00