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CRM UND PM PROZESSE MIT SHAREPOINT ABBILDEN

Einleitung

SharePoint ist eine mächtige Integrations-Plattform, auf der durch Customizing nahezu jede Idee verwirklicht werden kann. Dennoch sehen wir SharePoint in vielen Unternehmen vor allen Dingen in kollaborativen oder dokumentenorientierten Szenarien im Einsatz.

In echten Business- (z.B. CRM) oder Business-Integrations-Anwendungen (z.B. SharePoint zu SAP) finden wir SharePoint erstaunlich selten. Aber genau dort liegt unser Fokus mit SharePoint. Wir setzen Business-Anwendungen oder auch Projekt-, IT- und ITIL-Management-Lösungen auf Basis der SharePoint-Plattform (Foundation oder Server) um.

Fokus des Artikels
Dieser Erfahrungsbericht soll Lesern den Einstieg in die Nutzung von SharePoint als Business-Plattform erleichtern. Wir wollen Sie ermutigen, ganz neue Wege in der Umsetzung von Geschäftsanwendungen zu gehen.

Projekterfolg ist kein Zufall – aber anstrengend

Selbst die genialsten Werkzeuge erfordern noch immer anstrengende Arbeit. Deshalb schicke ich voraus: Auch mit SharePoint und den nachfolgend angesprochenen Werkzeugen benötigt man Anforderungs-Management, klare Geschäfts- und Projektziele geklärte NICHT-funktionalen Anforderungen.

Dennoch ermöglicht SharePoint völlige neue Wege im Umgang mit diesen Pflichten!

CRM mit SharePoint macht begründet Sinn

Es gibt mehr Gründe als Platz in diesem Beitrag, deshalb nenne ich nur 5 Highlights:
1. SharePoint ist ein mächtiger „Integrations-Hub“ zur Verbindung von bisher isolierten Systemen, Prozessen, Daten und Menschen
2. Integrierte Business-Apps amortisieren den Investitionen in SharePoint in kürzester Zeit
3. Business-Anwendungen werden automatisch kollaborativ und beherrschen Dokumenten-Management und Workflow-Automatisierung
4. Es gibt hervorragende Drittwerkzeuge, die Anbindungen an SAP (z.B. Theobald Software), fertige SAP-Szenarien (z.B. Sitrion) oder das Management von Workflows (z.B. NINTEX) enorm vereinfachen
5. Reduzierte Rollout-Kosten, da die Anwender die Bedienkonzepte der Office-Welt kennen
Und vieles mehr..

Geschäftsanwendungen auf Basis von MS SharePoint können einfach mehr. Sie stehen früher zur Nutzung bereit, können perfekt mit Office und SharePoint-Features glänzen und liefern meist intuitive Bedienkonzepte, die Benutzer schon von SharePoint und MS Office kennen.

Einschränkungen von SharePoint als CRM Plattform

SharePoint ist keine geeignete Plattform für massive Transaktions- oder Echtzeit-Systeme. Wer also SharePoint als die lange gesuchte Ablösung für SAP oder Produktionssteuerungen einsetzen möchte, der wird schnell wichtige Hindernisse finden.

Aber auch für „normale“ Business-Anwendungen wie CRM, Qualitäts-Management, Projekt-Management etc. hat SharePoint ein paar „Features“, die in Konzepten berücksichtigt werden sollten:
1. Daten liegen nicht lesbar in der Datenbank vor. Backup- und Restore erfordern spezielle Konzepte.
2. Das Berechtigungs-Modell von SharePoint ist für Geschäftsanwendungen zu einfach gehalten.
3. Im Standard fehlen wichtige GUI-Elemente, die in Geschäftsanwendungen unbedingt erforderlich sind
4. Suchfunktionen in Listen und Daten sowie Druck-, E-Mail- und Navigations-Funktionen sind aus der Box wenig geeignet für Geschäftsanwendungen
5. Anwendungsspezifische, administrative Funktionen müssen aufwendig entwickelt werden

Aus der Box ist SharePoint also nützlich, aber nicht nützlich genug.

Deshalb bietet SharePoint vielfältige Möglichkeiten, aus dem SharePoint-Baukasten durch Customizing das zu machen, was das Unternehmen wirklich benötigen.

SharePoint No Code Solutions. Schöne neue Welt!

SharePoint ermöglicht durch seine Architektur die einfache Ergänzung des Systems durch käufliche Bausteine (Webparts) – ganz ohne (No Code) oder mit nur wenig Programmierung (Low Code).

Mit SharePoint Designer können Poweruser sehr viele Aufgabenstellungen auch ohne IT-Support umsetzen, wie z.B. die Einbindung von Webservices, die zum Teil kostenlos nützliche Daten wie IBAN-Codes, PLZ oder ähnliches liefern.

Drittanbieter-Lösungen bilden auch komplexe Themen elegant und günstig ab, wie z.B.

und einige mehr.

Out-Of-The-Box

Wer mit SharePoint die ersten Schritte gemacht hat, erkennt schnell, dass man trotz sehr guter und flexibler „Bordmittel“ bald an echte Grenzen stößt, wenn man mehr als ein wenig Dokumentenablage und Listenverwaltung nutzen möchte.

Dennoch sind die erzielbaren Ergebnisse meist schon besser als der Zustand ohne SharePoint. Die intuitive Bedienung und der geringe Einarbeitungsaufwand machen diese Lösungen zu einer sehr guten Möglichkeit, dem Fachbereich „ad hoc“ Konfiguration ohne IT-Support zu ermöglichen.

SharePoint Designer und Infopath

Abhilfe für Schwächen schaffen traditionell der kostenlose und dennoch sehr nützliche Microsoft SharePoint Designer oder auch Microsoft InfoPath.

Die erzielbaren Ergebnisse reichen überraschend weit, erfordern im Detail aber bereits gute Planung. Ebenso benötigt man meist mindestens den Einsatz einer Scripting-Sprache – und damit häufig auch die Einbindung der IT und entsprechende Policies und SharePoint Governance.

Webservices und Feeds

Die einfache Anbindung externer Dienste ist verlockend und sehr gut gelöst. Das erspart die Mühe, selbst die Datenbereitstellung zu organisieren. Mit SharePoint Designer geht das genial einfach.
Ohne Service-Vertrag sollte man sich jedoch auf die angezapften Daten nicht verlassen, denn unerwartete Änderungen an der Quelle bringen bisher funktionierende Anwendungen schnell zum erliegen.
Wer SAP über Webservices anbinden möchte findet mit ERP-Connect Services von Theobald Software die beste Unterstützung, um schnell und sicher zu Ergebnissen zu kommen.

WebParts

Webparts von Drittanbietern sind oft eine willkommene Abhilfe für fehlende Funktionen in SharePoint und es gibt wirklich geniale Produkte, um schneller zum Ziel zu kommen. Die Kosten sind meist gering, in den meisten Fällen unschlagbar viel geringer als die Kosten einer Eigenentwicklung.
Bei komplexeren Webparts stecken aber nicht selten Bedienkonzepte, vorgedachte Abläufe oder Oberflächen-Designs „unter der Haube“, die dann im Puzzlekasten der zugekauften Webparts nicht gut in die vorhandenen Konzepte und Philosophien passen. Das stört nicht nur beim Datenaustausch, sondern besonders bei der konsistenten Bereitstellung von Benutzeroberflächen und bei automatisierten Tests.

Wirklich schöne neue Welt?

Alle genannten Wege sind möglich, aber die Vielfalt der möglichen Mosaiksteinchen muss in der Praxis auch zusammen funktionieren. Das muss „orchestriert“, integriert und getestet, überwacht, erlernt oder geschult werden. Am Ende soll das Ganze ja stabil, performant und mit verständlichen, durchgängigen Bedienkonzepten glänzen.

Um die schöne neue Welt Wirklichkeit werden zu lassen, benötigt man also eine gut funktionierende Organisation, strenge Governance und sehr gute Mitarbeiter mit viel Überblick, um wirklich Vorteile nutzen zu können.

Ruft das nicht eher nach einem alternativen Konzept. Schöne neue Welt, ade? Ist vielleicht doch Entwicklung die Lösung?

Customizing – doch mit Entwicklung

Früher oder später kommt man also zur Entwicklung mit Visual Studio und man darf – ohne ein Weichei zu sein – sagen: Entwicklung mit SharePoint ist komplex.

Die Bandbreite nötiger Kompetenzen ist enorm, denn SharePoint-Entwicklung fordert ein Gesamtverständnis nahezu aller Plattform- und Office-Komponenten, gute Kenntnisse der Security- und Administrationskonzepte der Plattform und noch vieles mehr.

„Normale“ Entwickler, die bisher gewohnt waren, eher funktionale Aspekte von Anwendungen umzusetzen, kapitulieren schnell vor diesem Berg. Nicht umsonst ist der SharePoint-Entwicklermarkt ein Paradies für Headhunter. Übrigens: Wir suchen SharePoint Entwickler und Consultants.

Entwicklung – nur wo unvermeidbar

Entwicklung liefert wie immer maximale Flexibilität, aber auch alle bitteren Kröten, die man schon kennt. Und die tolle Enduser-Flexibilität ist auch auf einmal weg, wenn man konkrete Anwendungen baut.

Deshalb stellen sich Unternehmen nicht selten die Frage, weshalb man dann nicht gleich bei den bisherigen Entwicklungs-Frameworks (z.B. JAVA) bleiben sollte.

Es muss bessere Wege zu Business-Anwendungen für SharePoint.NINTEX

r.gros
CEO at EFEXCON AG
Ich schreibe über Customer Relationship Management (CRM), Customer Service, Customer Journey, Inbound Marketing, Content Marketing, Social Media, Software, SharePoint, Office 365, über Projekterfahrungen, Projekt-Turnarounds und Startups.
Ansonsten bin ich Trailrunner, Mountainbiker, Zuhörer, Erzähler, Startup-Macher und CEO
2016-10-20T21:27:26+00:00