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BEWERBERMANAGEMENT MIT SHAREPOINT

Bewerbermanagement (Recruiting ) Software ist im Zuge von Schlagworten wie eRecruting, ePortalen und digitalen Personalakten zur Normalität geworden, aber noch sind viele Unternehmen mit oder ohne Software weit weg von Ihren eigenen Zielen im Bewerbermanagement.

Einleitung

In vielen Unternehmen ist der Personalentwicklung ab der Einstellung eines Mitarbeiters bis zu seinem Ausscheiden außergewöhnlich gut organisiert.

Im Karriere- und Weiterbildungsmanagement gibt es schon weniger Unternehmen, die hier professionell aufgestellt sind.

Nahezu unorganisiert zeigt sich jedoch der Bewerber-Management-Prozess in vielen Unternehmen. Der Bewerber-Management-Prozess umfaßt alle Aktivitäten eines Unternehmens, die dem Unternehmen helfen, Personal Bedarfe akut oder auch strategisch zu bedienen.
Der Kampf um Fachkräfte erfordert längst mehr als die Verwaltung von eingegangenen Bewerbungen. Unternehmen mit starken Fähigkeiten im Bewerbermanagement locken mehr Bewerber an, beherrschen kurze Durchlaufzeiten im Bewerbungs-Prozess und informieren ihre Bewerber aktiv.

In einem immer knapper werdenden Fachkräftemarkt entwickelt sich das Verhalten gegenüber Bewerbern in vielen Disziplinen vergleichbar mit dem Kundenbeziehungsmanagement. Dabei entstehen spannende Ansätze zur Bewerberbindung, um wie im Vertrieb eine kontinuierlich gepflegte Potenztal-Pipeline aufzubauen, damit bei Bedarf immer aus einem Pool von bereits vor qualifizierten ausgewählt werden kann.

Mindest-Anforderungen im Bewerbermanagement

Bedarfs-Management

Bevor überhaupt Bewerber oder Bewerbungen gemanaged werden können, benötigen Unternehmen ein qualifiziertes Personalbedarfsmanagement. Dieses beginnt in aller Regel in den Abteilungen, die einen konkreten Bedarf haben, kann aber auch aus dem strategischen Management getrieben werden.
Unabhängig von der Quelle des Bedarfs erfordert dieser Schritt die Erfassung der Bedarfe, deren Bewertung, Budgetierung und die Steuerung des Bedarfsmanagements über kontrollierte Freigabe- und Genehmigungs-Workflows.

Positionen-Management

Genehmigte Stellen resultieren in aller Regel im Positionen-Management. Dort werden die angeforderten Stellen weiter detailliert, qualifiziert und auf standardisierte Positionsprofile zurückgeführt. Auch das Gesamtvolumen der Organisation wird nochmals kritisch überprüft.
In diesem Organisationsschritt kommen dann in aller Regel auch die relevanten Aktivitäten zum Tragen, um Stellenausschreibungen durchzuführen. Im Idealfall werden freigegebene Stellen direkt über verschiedene Kanäle angeboten: Stellenbörsen, eigene Websites, Social Media Kanäle oder natürlich auch im eigenen Intranet.

Bewerber-Management

Im besten Fall erhält ein Unternehmen eine Vielzahl an Bewerbungen auf die ausgeschriebenen Positionen. Unternehmen müssen in der Lage sein, alle eingegangenen Bewerbungsdokumente unabhängig vom Format oder Bewerbungskanal zu verarbeiten. zu qualifizieren und zu klassifizieren, um schnellstmöglich einen Überblick über potentielle Kandidaten zu erhalten.
Bewerber erwarten heute konsequent, vom Unternehmen über den Fortschritt von Bewertungen auf dem Laufenden gehalten zu werden. Von der zeitnahen Bestätigungs- E-Mail über Fortschrittsmeldungen bis hin zu freundlichen und qualifizierten Absagen erwarten Bewerber von professionellen Unternehmen zeitnahe Information und Transparenz.
Ohne geeignete Systemunterstützung benötigen Unternehmen sehr straffe Prozesse und entsprechend engagierte Mitarbeiter. Das ist nicht einfach zu bewerkstelligen, da in kleineren und mittleren Unternehmen der Bewerber-Management-Prozess häufig neben dem Tagesgeschäft mitgemacht wird, wenn mal Einstellungsprozesse laufen. Da Entscheidungsprozesse zur Qualifikation und Klassifizierung von Bewerbern oftmals über mehrere Abteilungen wandern müssen, um eine Einstufung eines Bewerbers überhaupt zu ermöglichen, sind kurze Abläufe nicht immer einfach umzusetzen.

Korrespondenz-Management

Im Rahmen des Bewerbermanagements entsteht oft eine rege Korrespondenz zu unterschiedlichsten Empfängern und Themen. Das Korrespondenzmanagement sollte sicherstellen, daß entsprechende Dokumente jeweils aus unterschiedlichen Blick- und Suchrichtungen sinnvoll auffindbar sind: da Dokumente zu Positionen, zu Bewerbern, zu Sachbearbeitern, zu Themen, zu Prozess-Schritten und gegebenenfalls anderen Kriterien zuzuordnen sind, scheitert die übliche Ordnerablage auf einem Teamlaufwerk meistens recht schnell bei der Erfüllung der Aufgabe.

Vorlagen-Management

Ein professionelles Auftreten und schnelle Abwicklung erfordern sowohl für Dokumente als auch für E-Mail-Kommunikation und Stellenanzeigen ein sicheres Vorlagenmanagement, das gewährleistet, daß alle involvierten Mitarbeiter jeweils auf aktuelle, gültige und gleichartig gestylte Vorlagen zugreifen. Die automatisierte Befüllung von Vorlagen in relevanten Daten aus den jeweiligen Prozess-Schritten hilft den Mitarbeitern weiterhin, qualitativ hochwertige Informationen an jeweiligen Empfänger zu versenden. Selbstverständlich müssen erstellte oder versendete Dokumente im Korrespondenz-Management nahtlos zugeordnet werden.

Erweiterte Anforderungen im Bewerbermanagement

Prozess-Management

Doch nicht nur die Ablage von Dokumenten, sondern die komplette Steuerung des Bewerbungsprozesses, stellt Unternehmen vor große Herausforderungen: durch verteilen von Informationen per E-Mail oder in Form von Papierdokumenten geht sehr schnell die Kontrolle über den Prozess-Fortschritt verloren. Die Einhaltung von Terminen, die Einholung von Entscheidungen, die Überwachung des Prozess-Fortschritts und nicht zuletzt die Messung von Prozess-Durchlaufzeiten zur konsequenten Verbesserung der Prozesse sind ohne technische Unterstützung kaum denkbar.

Soziale Bindung

Nicht jedes Talent, das im Rahmen von Bewerbungen identifiziert werden kann, kann auch tatsächlich zum Bewerbungszeitpunkt eingestellt werden. Aus diesem Grund schaffen kluge Bewerbungsmanager Rahmenbedingungen, um Bewerber auch langfristig sozial und emotional an das Unternehmen zu binden. Unternehmen denen es gelingt, eine Bewerberpipeline aufzubauen, in der potentielle Kandidaten kontinuierlich über das Unternehmen informiert werden, aktiv Bewerbungsvorschläge unterbreitet bekommen und bei denen Bewerber auch nach einer Absage mögliche weitere Chancen aufgezeigt bekommen, machen im immer knapper werdenden Fachkräftemarkt eher das Rennen als Unternehmen, die nur akut Bedarfe in Jobbörsen ausschreiben.
Das Prinzip funktioniert nicht anders als im CRM. Kundenbindung ist Trumpf. Bewerberbindung auch.

Veranstaltungs-Management

Unternehmen, die attraktiv und sichtbar im Markt sein möchten, präsentieren sich nicht nur digital, sondern auch durch Präsenzmarketing. Durch professionelles Veranstaltungsmanagement schaffen Unternehmen ein Außenbild, das durch reine digitale Marketingkampagnen unterstützt werden kann. Auch wenn diese Disziplin generisch in vielen Funktionsbereichen des Unternehmens verwendet werden kann, stellt sie einen wichtigen Bestandteil von Bewerber-Management-Lösungen der.

Integration mit Bewerberportalen

Besonders komfortabel stellen sich Bewerber- Management-Lösungen für die zuständigen Bereiche der, wenn einmal erstellte Positionsbeschreibungen, die freigegeben wurden, automatisch in die entsprechenden Kanäle weiter getragen werden. Bei kostenpflichtigen Kanälen ist es im Umkehrschluß wichtig, entsprechende Abrechnungs- Informationen zur publizierten Stelle zuordnen zu können und im Gesamtkontext des Bewerbermanagements auch die Gesamt-Sicht aller Kosten zu haben.

Self-Service Portale

Um die Vielzahl an Mitarbeitern, Dienstleistern und Lieferanten sowie den Bewerbern an zentraler Stelle in die Prozesse einbinden zu können, bauen immer mehr Unternehmen so genannte Self-Service-Portale auf. Self-Service Portale ermöglichen den personalisierten Zugang zu den für den angemeldeten Benutzer autorisierten Informationen.
Bewerber können zum Beispiel ihre eigenen Kontaktinformationen online pflegen, ihre Bewerberdokumente aktuell halten, Einblick in den Prozess-Fortschritt von laufenden Bewerbungen erhalten oder sich auch für bestimmte Positionskategorien als Nachrichteninteressenten eintragen.
Interne Mitarbeiter können in Bewerberportal die für sie relevanten Bewerbungen mit allen zugehörigen Informationen, auf die sie Zugriffsrechte haben, auf einen Blick einen Statusüberblick verschaffen und Ihnen zugeordnete Workflow-Entscheidungen treffen.
Dienstleister und Lieferanten können aus Self-Service Portalen die für sie relevanten Informationen abholen oder dort ablegen, um auf ein Aktivitäten-Protokoll zu erhalten, das den Überblick über die bisherige Zusammenarbeit ermöglicht. Darüber hinaus kann so der Versand von kritischen, aufwendigen oder großen Dokumenten Informationen maßgeblich reduziert werden und Zugriffe können zentral gesteuert werden.
Entscheidend für Self-Service Portale ist für Unternehmen die sichere, aber nahtlose Integration der Self-Service Portale mit ihren internen Systemen, um doppelte Erfassung und Inkonsistenzen in Daten ausschließen zu können.

SharePoint als Bewerbermanagement Software

Alle genannten Anforderungen aus dem Bewerber-Management lassen sich mit SharePoint abbilden. Der Detaillierungs- und Vollständigkeitsgrad der Unterstützung der genannten Szenarien variiert jedoch entscheidend mit der Auswahl geeigneter Zusatzwerkzeuge oder entsprechender Programmierung.

Der bei den meisten Unternehmen fehlende Reifegrad in Bewerbermanagement-Prozessen erfordert eine hohe Flexibilität der Lösungsansätze, wenn man davon ausgeht, daß Unternehmen in mehreren evolutionären Schritten zu einer reifen Unterstützung ihrer Prozesse gelangen müssen oder wollen.

Aus diesem Grund beschreiben wir im folgenden die Umsetzung der Anforderungen auf Basis der Standardapplikation BPA Recruiting, die auf dem BPA xRM Konfiguration Framework für SharePoint basiert. BPA Recruiting ist eine Standardanwendung für Bewerbermanagement mit SharePoint und deckt bereits aus der Box viele der genannten Mindestanforderungen (siehe Abbildung 1) ab. Darüber hinaus kann die Anwendung über das so genannte BPA Self-Service-Portal ergänzt werden, das den Aufbau von Service-Portalen ermöglicht.

Nicht vorhandene Funktionen, nicht unterstützte Prozesse oder Änderungsbedarfe an der Anwendung können ohne Programmierung, durch reine Konfiguration, umgesetzt werden. Das zugrundeliegende BPA xRM Konfigurations-Framework ist Bestandteil aller BPA Anwendungen und kann durch den Kunden selbst zur Anpassung und Erweiterung der Lösungen genutzt werden.

Selbstverständlich sind auch programmierte Ansätze oder andere Werkzeuge nutzbar, um Bewerber-Applikationen mit SharePoint zu erstellen, dieser Artikel beschreibt jedoch die Umsetzung mit BPA Recruiting.

BPA Recruiting vs. Mindest-Anforderungen im Bewerbermanagement

bewerbermanagement mit SharePoint

BPA Recruiting deckt in der Standardinstallation alle genannten Mindestanforderungen ab. Die Verwaltung von Positionen, Kandidaten, Bewerbungen sowie aller zugehörigen Aktivitäten bei der Bearbeitung der Bewerbungen einschließlich des Managements von Dokumenten und zugehörigen Workflow sind die Grundbestandteile der Anwendung.
Das Bedienkonzept der Anwendung ist so ausgelegt, daß in jedem Arbeitsschritt immer alle relevante Information auf nur einer Seite präsentiert wird. Das macht die Bedienung und das Arbeiten im System sehr einfach und intuitiv.

Darüber hinaus können alle Informationen immer aus unterschiedlichen Blickwinkeln betrachtet oder aufgefunden werden. Steigt man z.B. über die Positionen ein, so sieht man auf einer Seite alle Bewerber für die Position, alle Aktivitäten, alle Termine und alle Dokumente zur entsprechen Position.

Steigt man über den Bewerber ein, so sieht man dort alle Positionen, auf die sich der Bewerber beworben hat, alle Aktivitäten zu diesem Bewerber, alle Dokumente und sonstige relevante Informationen.

Aus jeder Sicht kann man jederzeit zu einer anderen Ansicht wechseln, um ggf. mehr Details zu einer bestimmten Aktivität, zu einer bestimmten Stelle oder zu einem Vorgang oder Workflow zu erhalten.

Diese Fähigkeiten System wird auch im Reporting genutzt, denn man kann in den Dashboards (siehe Abbildung 4) und ScoreCards nicht nur Zeitpunkt- oder zeitraumbezogene Informationen betrachten, man kann aus Übersichtsreports direkt in die Detaildaten navigieren und sieht auch dort wieder den gesamten relevanten Kontext, der die Berechnungsgrundlagen der Reports und Kennziffern lückenlos anzeigt.

SharePoint Recruiting KPIs

Eine nützliche Funktion ist auch der Web Connector, der es ermöglicht, im Workflow freigegebene Stellen direkt auf den eigenen Internetseiten zu publizieren oder umgekehrt Daten aus direkt in den Kontext der veröffentlichten Stellen in Recruiting System zu übertragen (siehe Abbildung 5). Durch diesen Schritt kann der Kreislauf zwischen Bewerbungen über ein Webformular und dem Bewerbermanagement System nahtlos geschlossen werden.

Recruiting ePortal

Darüber hinaus steht eine nahtlose Integration mit Microsoft Outlook zur Verfügung, die es ermöglicht, eingegangene oder selbst gesendete E-Mails direkt ins Bewerbermanagementsystem zu übertragen. Der so genannte Outlook-Connector findet anhand der Absender E-Mail-Adresse den richtigen Kontakt im Bewerbermanagementsystem und schlägt in einem Dialog (sieh Abbildung 6) die entsprechende Zuordnung zur Person und zu den mit dieser Person verknüpfte Daten vor. Vor der Ablage der E-Mail im Bewerbermanagementsystem kann der Benutzer noch entscheiden, oder eventuelle Dokumentenanhänge mit übertragen möchte oder nicht. Auch hier ist der Kreislauf nahtlos geschlossen.

outlook connector

Die Grundlagen im Recruiting-Management können mit diesem Lösungsansatz also einfach und schnell abgebildet werden.
Wie sieht es aber aus, wenn man mehr möchte?

Custom Solutions für erweiterte Anforderungen im eRecruitng
Nach einem überzeugenden Start, wie ihn viele Standard Softwarelösungen präsentieren können, ist nun besonders die Fragestellung interessant, wie man mit der Software umgeht, wenn der Standard eben doch nicht genau paßt. Oder wenn der Umfang des Standards nicht ausreicht. Oder wenn die eigenen Prozesse anders aussehen als die vorgedachten. Oder wenn im eigenen Prozess auch noch ganz andere Beziehungen von Informationen eine Rolle spielen?

Ausnahmen sind in der Praxis eher die Regel, da alleine die organisatorischen Unterschiede in Unternehmen mindestens angepaßte Durchlauf- und Entscheidungsprozesse, unterschiedlich komplexe Vorlagenarten, die Verbindung völlig andere Objektrelationen (Verträge, Projekte, Organisationsstrukturen…) oder mehr erfordern. Wir komplex und verschieden die Anforderungen sind hängt auch vom Reifegrad eines Unternehmens im Bewerbermanagement-Prozess ab.

Aus diesem Grund erfordert die Einführung von Bewerbermanagementsystemen in aller Regel nicht nur prozessuale und organisatorische Anpassungen im Unternehmen, sondern auch entsprechende Anpassungen an der ausgewählten Software- Unterstützung.

Da so genannte Custom Solutions oder Individualsoftware einige Anforderungen an den Endkunden stellen, um programmierte Lösungen richtig zu managen, geht BPA Solutions den Weg

Mit BPA Recruiting werden diese Praxisanforderungen gut Unterstützt, da es verschiedene Versionen (Standard, Professional, Enterprise) gibt. Alle Versionen bauen aufeinander auf, so daß einfache bis komplexe Szenarien unterstützt werden.

Unabhängig von der ausgewählten Version können die bestehenden Strukturen des Systems durch reine Konfiguration angepaßt werden. Der Start in die Anpassungen und Erweiterungen fällt leicht, weil bereits eine fertige und einsetzbare Applikation vorhanden ist.
Neue Tabellen, Ansichten oder Dokumentenbibliotheken werden in SharePoint angelegt, bestehende werden in SharePoint bedarfsgerecht angepaßt. Die Verknüpfung zwischen Listen oder Dokumentenbibliotheken erfolgt einfach durch einfügen von SharePoint-Lookups auf vorhandene Listen oder Bibliotheken.

Sobald die benötigten Objekte in SharePoint existieren, beginnt der Zauber der BPA Lösungen. Über die Konfigurationsoberfläche kann ein geschulter Administrator in SharePoint vorhandenen Objekte nahezu beliebig zusammenstecken und dabei auch Konstellationen zusammen binden, die in SharePoint (WSS, Foundation, Server) nur sehr schwer oder nur durch Programmierung erstellbar sind:
Die Erstellung von so genannten Master-Detail Formularen ist mit SharePoint Standardmitteln nur sehr aufwendig möglich, während diese Abbildung in BPA Recruiting der Standardweg ist, um Daten in Beziehung zueinander zu bringen.

Durch das beschriebene Vorgehen ist es in aller Regel möglich, auch völlig neue Vorgangsarten innerhalb weniger Stunden im System nahtlos zu verankern. Beim Versuch der Anpassung des Systems ist es mir zum Beispiel mühelos gelungen, das System insofern anzupassen, daß Bewerberinformation auch in den sozialen Netzwerken LinkedIn und Xing recherchierbar waren. Weiterhin konnte ich eine Mini Projektverwaltung erstellen, die den Gesamtprozess einer Stellenausschreibung in Meilensteine in ein Strukturiertes Projekt mit Meilensteinen ordnet. Der Aufwand für die Integration dieser „Projektverwaltung“, mit der ich auch in der Lage war ,strukturierte Projektvorlagen zu erstellen und aus diesen neue Projekte zu erzeugen, lag bei lediglich 4 h.

Standardisierung und Datenkonsistenz
SharePoint Recruiting Personalisierung

Arbeitsweise im System: Die Navigation findet in aller Regel aus der personalisierten Homepage (siehe Abbildung 8) oder aus einer Übersichtsliste mit entsprechenden Suchattributen statt. Beim „eintauchen“ ins Detail erhält man den Überblick über alle relevanten Informationen, und man kann dann von dort weiter ins Detail eintauchen. Die Navigation und Informationsabbildung erinnert dabei ein wenig an die Navigation in Business Intelligence Systemen.

Der besondere Unterschied ist jedoch, daß Daten nicht nur gelesen werden. Das System sorgt dafür, daß bei der Daten-Neuanlage immer alle relevanten Informationen automatisch am neuen Datenobjekt zum Schlagwort werden, es werden also Metadaten aus dem Prozeß Kontext automatisch an jedes Objekt „vererbt“, so daß Informationen aus jedem Betrachtungswinkel auffindbar sind.

Wenn zum Beispiel
– für eine bestimmte Stelle
– für eine bestimmte Abteilung
– ein bestimmter Bewerber eine Einladung zu einem Vorstellungsgespräch erhalten soll,

so muß der Sachbearbeiter lediglich eine neue Einladung erstellen. Die Einladung ist bereits mit allen Kontextdaten vorbefüllt, so daß der Sachbearbeiter nur noch die Informationen eintragen muß, die nur er selbst wissen kann.
Bei der Automatisierung und Vereinfachung solcher Abläufe ist es besonders nützlich, daß E-Mails auch direkt aus dem System verschickt werden können, und daß dabei Vorlagen mit Variablen wie in Serienbriefen verwendet werden können, damit beim Versand die Standardtexte personalisiert ergänzt werden. So verschickte E-Mails werden automatisch als erledigte Aufgaben im System abgelegt, können aber zusätzlich auch als Kopie an den eigenen Outlook Account versendet werden.

Die Arbeitsweise in allen BPA Systemen ist immer gleich: Aus Übersichtslisten mit Suchleisten navigiert man zur gewünschten Information, z.B. einer ausgeschriebenen Position. Von dort springt man in die Detailsicht und hat dann alle Informationen auf einen Blick, z.B. auch alle Bewerbungen auf diese Position. Möchte man mehr zu dieser Bewerbung wissen, springt man ins Detail dieser Bewerbung und sieht dort alle relevanten Informationen auf einen Blick.
Durch die Konsistenz der Bedienung ist die Einarbeitungszeit eines Benutzers minimal, im täglichen Arbeiten unterstützt das System durch Workflows und die automatische Metadatenbefüllung eine strikte Datenkonsistenz und auf das wesentliche konzentrierte Arbeit.

Fazit
Auf Basis der Erfahrungen, die ich mit BPA Recruiting machen konnte, kann ich ruhigen Gewissens sagen, daß SharePoint als technische Plattform mit geeigneten Zusatzwerkzeugen jederzeit in der Lage ist, perfekte Bewerber Managementsysteme aufzubauen. BPA Recruiting ist eine gute Basis, um auf SharePoint ein Bewerbermanagement-Projekt umzusetzen.

SharePoint ist deshalb weit mehr als eine Kollaborationsplattform, sondern kann auch als ideale Plattform und Grundlage für Geschäftsanwendungen und Datenintegrationsanforderungen dienen.

Es gäbe noch sehr viel mehr zu berichten und ich könnte insbesondere noch auf die erweiterten Anforderung eingehen. Das würde jedoch den Rahmen dieses Artikels sprengen. Für Fragen stehe ich aber gerne zur Verfügung, kontaktieren Sie uns einfach.

r.gros
CEO at EFEXCON AG
Ich schreibe über Customer Relationship Management (CRM), Customer Service, Customer Journey, Inbound Marketing, Content Marketing, Social Media, Software, SharePoint, Office 365, über Projekterfahrungen, Projekt-Turnarounds und Startups.
Ansonsten bin ich Trailrunner, Mountainbiker, Zuhörer, Erzähler, Startup-Macher und CEO
2016-10-20T21:27:26+00:00